Виртуальный офис – что это такое, плюсы и минусы

Автор: | 05.02.2016

Что представляет собой виртуальный офис в интернете? Каковы его преимущества и недостатки? Какое значение имеет виртуальный офис для бизнеса?

Прошли те дни, когда офис был единственным рабочим пространством для подавляющего числа компаний. Сегодня с помощью гибкого мышления и достижения научно-технического прогресса (главным образом в вычислительной технике и информационных технологиях) можно организовать виртуальное рабочее пространство, где сотрудники могут видеть, слышать друг друга, а также обмениваться информацией (документами, отчетами, рабочими материалами и т.д.).

В то время как в корпоративном мире по-прежнему остается большое количество консервативных приверженцев традиционных рабочих мест, виртуальные офисы все же набирают популярность, а их сторонники утверждают, что любые средства хороши, если они способствуют достижению целей в бизнесе.

Виртуальный офис – это место работы сотрудников компании, которое существует только в киберпространстве. Персонал фирмы может находиться в разных уголках планеты, но благодаря техническим устройствам и технологиям (компьютер, телефон, интернет, видеоконференция) работать совместно, взаимодействуя как в классическом офисе. Такие услуги предоставляются IT-компаниями, например, порталом 6400625.ru

Виртуальный офис основывается на быстрой передаче данных, благодаря чему обмен информацией происходит в режиме реального времени.

Существуют как преимущества, так и недостатки  организации удаленного рабочего пространства компании.

Преимущества виртуального офиса

Виртуальный офис

#1 Благоприятное воздействие на природу. Представьте, если бы половина трудовых ресурсов планеты работала бы в виртуальных офисах. Тогда бы существенно сократились выброси выхлопных газов и продуктов сгорания топлива в общественном и личном транспорте, т.к. работникам не пришлось бы ежедневно добираться на работу.

#2 Повышение продуктивности. Поскольку затраты времени на поездку в офис и связанные с этим возможные стрессы устранены, сотрудник фирмы может больше сконцентрироваться на работе, а значит демонстрировать более высокую продуктивность.

#3 Достижение баланса между работой и семьей. В наши дни большое количество стрессов и потерей мотивации на рабочем месте связано с чрезмерной занятостью, из-за которой сотрудник слишком мало времени проводит с членами своей семьи. С помощью виртуального офиса можно достичь гармонии в этом наболевшем вопросе.

#4 Уменьшения текучести кадров. Западные ученые утверждают, что компании, которые используют виртуальные офисы, имеют более высокий коэффициент удержания служащих, чем при традиционных офисах. Таким образом, снижается текучесть кадров и издержки бизнеса.

#5 Уменьшение числа больничных. Поскольку работникам не нужно добираться на работу, они гораздо меньше подвержены риску простудиться (так как не находятся в местах скопления большого числа людей).

#6 Экономия офисного пространства. Компании, которые используют большое количество виртуальных офисов, могут значительно сэкономить на площади и сдавать не использующиеся помещения в аренду, получая дополнительный пассивный доход (читайте также о других видах пассивного дохода вне интернета).

#7 Большой выбор потенциальных кандидатов. Физический месторасположение офиса сильно ограничивает набор сотрудников. С помощью виртуального офиса можно привлечь в компанию служащих из любых городов и стран мира. По сути, здесь прослеживаются элементы аутсорсинга, но не в чистом виде.

#8 Экономия денег для стартапов. Часто малые фирмы и стартапы ограничены в финансовых ресурсах, не имея достаточно денег для аренды традиционного офиса. Виртуальное рабочее пространство может решить эту проблему.

#9 Отсутствие проблем, связанных с переездом. Смена адреса классического офиса часто становится головной болью для руководителей бизнеса. При удаленном варианте такой проблемы нет.

#10 Экономия на рабочих местах. Когда компания нанимает нового работника, менеджер по персоналу должен позаботиться, чтобы обеспечить его рабочим местом. Во время расширения бизнеса и найма большого числа служащих это может стать проблемой.

#11 Профессионализм. Успешные сотрудники виртуального офиса более дисциплинированные и организованные, чем работники обычного офиса. Они сами должны организовать свой рабочий процесс, уложиться в сроки, выполнить работу и т.д. без надзора начальника, заглядывающего через плечо. Таким образом, у таких людей нет проблем с тайм-менеджментом.

Несмотря на вышеперечисленные достоинства, виртуальный офис имеет и ряд очевидных недостатков для персонала.

Недостатки виртуального офиса

Виртуальный офис

#1 Увеличение вероятности снижения предложения на местном рынке труда. При организации виртуального офиса компании более охотно будут нанимать рабочих из тех стран, где более низкие ставки зарплаты.

#2 Снижение вероятности получения повышения. В условиях удаленного офиса, когда сотрудники не имеют возможности продемонстрировать свой социальные навыки и навыки межличностного общения перед начальством, существует риск не получить повышение по службе.

#3 Вероятность отсутствия связи с начальником. Хотя до босса можно достучаться с помощью телефона и интернета, возможны случаи технических неисправностей, которые доставят хлопот именно тогда, когда срочно нужно поговорить с руководителем.

#4 Угроза снижения деловой репутации. Несмотря на то, что персонал удаленного офиса – это реальные люди, некоторые клиенты могут посчитать такую компанию несолидной и ненадежной.

#5 Недостаток социального взаимодействия. Когда люди проводят время в обычном офисе, между ними завязываются дружеские отношения, которые благоприятно отражаются на совместной работе. В условиях виртуального офиса уровень социального взаимодействия крайне низок, что негативно сказывается на командной работе.

#6 Риск кражи конфиденциальной информации. Согласитесь, вероятность проникновения в здание компании и кражи документов гораздо ниже по сравнению с хакерской атакой и кражей электронной информации (кстати, защита баз данных – один из весьма востребованных бизнесов будущего).

#7 Снижение продуктивности. Это фактор, который одновременно может быть как преимуществом, так и недостатком виртуального офиса. В условиях физического отсутствия начальника мотивация, а соответственно продуктивность может значительно снизиться.

#8 Высокий риск недопонимания. Отсутствие общения при непосредственном присутствии (так сказать, face-to-face) может стать сильным фактором, искажающим правильную передачу и интерпретацию информации. Это негативно отразится на рабочих моментах.

#9 Слишком большая зависимость от техники и технологий. Сотрудники виртуального офиса полностью зависимы от своих гаджетов, лэптопов, интернета. Любой сбой в технике или интернете приведет к остановке работы персонала, а значит и бизнеса.

#10 Чувство изоляции. Со временем у работников виртуального офиса развивается чувство изоляции, которое негативно сказывается на ментальном и психологическом состоянии (особенно тех людей, которые в силу своего характера общительны). Таким образом, такая организация рабочего процесса подходит не всем.

Виртуальный офис как способ снизить издержки и объединить в процессе работы людей с разных регионов может быть в некоторых случаях эффективным способом организации трудового процесса. Но по нашему мнению он не вытеснит из корпоративного мира традиционные офисы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.