Решение проблем в бизнесе и жизни

Автор: | 02.09.2016

Разрешение проблем — одна из ключевых составляющих менеджмента, а также других видов профессиональной деятельности. Без умения устранять проблемы ни одна организация не просуществовала бы продолжительное время. Интеллект, здравый смысл и образование помогают нам разобраться в личной жизни, они же понадобятся и для решения производственных проблем.

Но если вы планируете нечто сложное — к примеру, реорганизацию компании или внедрение системы управления качеством — вам не обойтись без системного подхода, который позволит сотрудникам всех уровней внести свой вклад в поиск решения. В данном перечне действий рассматриваются различные вопросы, методы и ресурсы, способствующие выработке такого подхода.

Почему бы мне не разрешить сотрудникам справляться с проблемами так, как они считают нужным? В большинстве ситуаций такой подход вполне приемлем. Однако применение проверенных методов устранения проблем, которые пошагово расписаны и используются повсеместно, позволяет людям лучше понять подход к изучению проблемной сферы и принимать активное участие в разрешении проблем на любой стадии.

Каждая проблема уникальна, неужели в каждом отдельном случае подойдет один и тот же метод ее разрешения? Да, все проблемы различны, но есть ряд общепринятых подходов и способов их устранения. Проблемы можно диагностировать, а их элементы точно описать — будь то неполадки на производстве или выход из строя ИТ-систем. Очевидно, что по мере роста организации растет и потребность в более совершенных методах.

Разве разрешение проблем — не для тех людей, которые любят размышлять часами? Наверное, оперативно находить готовое решение важнее? Да, решению мы зачастую уделяем больше внимания, чем самой проблеме. Это обусловлено тем, что проблемы причиняют нам головную боль и тормозят процесс, решения же позволяют двигаться вперед.

Но если вы хотите быть уверены в том, что нашли правильное решение, вам просто необходимо воспользоваться общепринятыми методами разрешения проблем — только так вы сможете уяснить для себя масштаб проблемы, ее возможные последствия и приоритеты в контексте управления ситуацией.

Разве структурированный подход не подавляет творческое начало? Чтобы успешно разрешать проблемы, нужно уметь не только делать логические умозаключения, но и находить новые альтернативные способы выхода из ситуации. Так что творческое начало весьма неплохо сочетается со структурированным процессом. Правда, последний может и ограничивать, поэтому следите за тем, чтобы ничто не препятствовало всестороннему изучению возможностей.

Если, к примеру, вы руководите командой, не позволяйте ее членам категорично отзываться о каких-либо идеях и отбрасывать их в самом начале процесса. Акцентируйтесь на том, что им нужно абстрагироваться от ваших предположений и прийти к собственным выводам, чтобы в конечном итоге выработать самое результативное решение.

Система решения проблем

Решать проблемы лучше коллективно — это существенно повышает шансы на выработку действительно взаимовыгодного решения. Любой процесс устранения проблемы должен включать следующие шаги.

#1 Уясните суть проблемы

Для того, чтобы получить полное представление о проблеме, необходимо рассмотреть ее со всех сторон. Оценить масштаб проблемы можно следующими способами.

  • Осознание — можете ли вы видеть или ощущать проблему? Она обособлена или является составной частью более серьезного препятствия?
  • Симптомы — как она проявляется?
  • Причины — почему она возникла?
  • Следствия — на что еще она оказывает воздействие?

Теперь разбейте основную проблему на составляющие, чтобы понять, по силам ли вам лично или вашей команде совладать с нею. Если нет, процесс ее устранения следует переадресовать тем, кто с этим справится. Если же да, вам нужно рассмотреть дополнительные вопросы, в том числе:

  • располагаете ли вы необходимыми ресурсами?
  • сколько времени может занять процесс?
  • с какими препятствиями придется столкнуться?
  • в чем заключается предполагаемая выгода?

Ответив на них, переходите к следующему шагу.

#2 Найдите оптимальный способ сбора данных

Прежде всего, вам необходимо дать ответ на два важных вопроса: что вы должны знать и как вы собираетесь получать нужную информацию? Большая часть информации общедоступна, но часто в процессе ее сбора и анализа возникают вопросы относительно времени и ресурсов.

Помните, что сбор данных может предполагать изучение симптомов проблемы, ее первопричин и/или основных последствий. Все они могут по-разному влиять на выработку подхода к рассмотрению проблемы.

К методам сбора данных относятся следующие:

  • анализ производственного процесса;
  • опросы и анкеты;
  • блок-схемы;
  • интервью с группой людей или тет-а-тет.

#3 Проведите «мозговой штурм»

При разрешении проблемы обычно возникает потребность в «мозговом штурме». По его ходу придерживайтесь пяти основных правил.

  • Проходит все — не допускайте оценок или суждений.
  • «Автостоп» — пользуйтесь идеями других.
  • Качество — стремитесь к высокому качеству.
  • Оригинальность — поощряйте дикие и сумасбродные идеи.
  • Подключение — подключайте к процессу других.

#4 Исследуйте варианты и решения

Важную роль в осмыслении проблемы и ее возможных последствий может играть латеральное мышление. Проанализируйте действия других в подобных ситуациях и не отмахивайтесь от идей, которые на первый взгляд могут показаться бредовыми. При наработке решений лучше охватить как можно больше идей и возможных вариантов.

#5 Оцените приоритеты и решения

Не торопитесь с определением наиболее подходящего решения из имеющихся у вас вариантов. Для начала их необходимо подвергнуть тщательному отбору, оставляя только самые приемлемые.

Для этого сформулируйте ряд жестких критериев. Постарайтесь просчитать выгоды и затраты по каждому из возможных решений. Если, к примеру, вы полагаете, что для решения конкретной проблемы необходимы внешние инвестиции, определите период их окупаемости, тогда вы будете примерно представлять, как к данному варианту отнесется ваше руководство.

Не забывайте, что любое возможное решение имеет последствия, которые иногда и сами могут вызывать проблемы. Соответственно, важное значение имеет анализ силового поля, т. е. всех «за» и «против» конкретного плана действий.

#6 Выберите лучшее решение для конкретной ситуации

Выбранное решение должно удовлетворять ряду основных критериев.

Располагаете ли вы людьми, средствами и временем, необходимыми для его реализации? Получите ли вы ожидаемую прибыль от инвестиций? Приемлемо ли решение для других заинтересованных сторон? Вам следует составить:

  • обоснование того, почему вы пришли именно к такому выводу;
  • набор критериев для оценки правильности решения;
  • план действий с учетом возможных непредвиденных обстоятельств;
  • график реализации решения;
  • перечень исполнителей.

#7 Воплотите решение в жизнь

Реализация решения предполагает наличие плана действий с соответствующими сроками, учитывающего возможные риски. Любая реализация требует тщательного контроля, при этом исполнители должны заручиться поддержкой со стороны руководства. Регулярно задавайте себе следующие вопросы.

  • Укладываемся ли мы в сроки?
  • Довольны ли исполнители, и хорошо ли налажена связь внутри команды и с нею?
  • Оцениваются ли по достоинству достижения команды исполнителей?
  • Насколько ощутим прогресс?
  • Регулярно ли анализируется ситуация?

#8 Оцените решение

Именно здесь задаются два наиболее важных вопроса.

  • Насколько действенным оказалось решение?
  • Какие уроки извлечены из процесса?

Весь полученный опыт может иметь значительную ценность в контексте расширения базы знаний организации.

Соберите мнения людей относительно эффективности процесса и конечного результата. Поинтересуйтесь, что можно было бы усовершенствовать. Не бойтесь привлекать к оценке клиентов: при надлежащем подходе это может стать для них позитивным посланием и внушить им доверие к вашей способности справляться с проблемами и принимать решения.

Помните о «подводных камнях» разрешения проблем

Есть, конечно, и «подводные камни», которые могут значительно снизить эффективность процесса разрешения проблемы. К их числу можно отнести следующие:

  • вы не привлекли к процессу нужных людей в нужный момент — тех, кто не входит в группу, занимающуюся проблемой;
  • вы беретесь за проблемы, которые не входят в сферу компетенции вашей команды;
  • вы делаете поспешные выводы, толком не уяснив глубину или масштаб проблемы;
  • вы не собрали достаточное количество информации либо по самой проблеме, либо по какому-либо из предлагаемых вариантов ее решения;
  • вы не разбили проблему на составляющие: сотрудникам приходится заниматься проблемой, носящей слишком общий или слишком масштабный характер;
  • вы не подкрепляете должным образом сделанные выводы или принятое решение.

Типичные ошибки при решении проблем

Вы используете слишком много методов

Не старайтесь использовать как можно больше методов. Остановитесь на каком-то одном, который представляется наиболее действенным в вашей ситуации. Часто по ходу рабочего совещания сам процесс обретает большую важность, нежели идеи и интеллектуальное обсуждение. Важно поддерживать разумный баланс.

У вашей команды слишком узкая область специализации

Не ограничивайте свою команду людьми, с которыми давно работаете. Старайтесь привлекать к процессу и служащих других подразделений компании, дабы они представили свой взгляд на проблему. Всегда помните о следующем.

  • Зачастую самой интересной частью процесса разрешения проблемы является выработка качественно новых решений. Однако при этом важно сосредоточиться на всей картине, от уяснения сути проблемы до ее решения и оценки. Ценность ваших идей определяется полученными результатами.
  • Творческий подход может подорвать процесс разрешения проблемы. Для поддержания разумного баланса между сутью проблемы и поиском нешаблонных решений необходим строгий контроль.

Ваше решение окажет определенное воздействие на другие подразделения компании или на клиента. Обязательно продумайте все возможные последствия предлагаемого решения и план его реализации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.