Планирование конференции

Автор: | 27.02.2016

Как правильно спланировать и организовать бизнес конференцию? Какие существуют этапы планирования данного мероприятия?

Тематика конференций может быть очень разной: проблемы продвижения продукта, обсуждение внутри­корпоративных проблем, образовательных программ, прогрессивных методов продаж и многое другое. Вообще говоря, любая конференция представляет собой собрание докладчиков и делегатов, которые встречаются в целях решения специфических проблем, принятия определенных решений, обсуждения или предоставления информации о вопросах, представляющих взаимный интерес, обнародования сведений о потенциальных рынках либо обсуждения сотрудничества с другими участниками рынка.

#1 Подготовьтесь к проведению конференции. Если раньше вы никогда не организовывали конференций, имейте в виду, что по сравнению с другими методами достижения поставленных целей планирование конференции может стоить весьма дорого и отнимать много времени. Задайте себе следующие вопросы.

  • Кого вы хотели бы пригласить на конференцию?
  • Что бы вы хотели спросить или обсудить и почему?
  • Как и где вы хотите об этом сказать?

Ваши ответы на поставленные вопросы помогут определить, действительно ли конференция представляет собой наиболее подходящий (в том числе с точки зрения затрат) способ достижения поставленных целей. На этом этапе можно определить первоочередные цели, достижение которых позволит спланировать саму конференцию.

#2 Выберите комитет по планированию конференции. Для планирования конференций лучше всего выбрать небольшой комитет, который разработает детализированные цели и предложит рекламную или бизнес-программу. Помните, что комитет должен быть ориентирован на действия.

#3 Назначьте организатора конференции. Комитет должен назначить менеджера конференции, уполномочив его устранять проблемы, принимать решения и договариваться с различными сторонами. Ему нужно уметь общаться и договариваться с людьми на всех уровнях, а также иметь опыт проведения конференций, иначе его миссия будет обречена на провал. Он (или она) должен быть в курсе всех деталей и регулярно «сверяться» с комитетом. Организатор конференции несет исключительную ответственность за успех мероприятия. Вы можете обратиться к услугам профессионального организатора конференций. Хотя это достаточно дорого, но в случае проведения больших и дорогостоящих конференций окупится сполна.

#4 Разработайте график проведения конференции. Организация успешной конференции требует много времени. Место ее проведения обычно бронируется за год или даже раньше. Комитет и организатор должны разработать график, который предусматривает достаточно времени для поиска места проведения конференции, найма подходящих докладчиков и рассылки информационных материалов. Организатор также должен подумать о других вопросах, имеющих отношение к конференции, например:

  • доступ и парковка;
  • наличие комфортабельных помещений, где можно разместить делегатов конференции (количество делегатов известно лишь приблизительно);
  • презентационное оборудование и визуальные пособия;
  • сопровождающая выставка;
  • служба информационной поддержки;
  • доступ к телефонам, факсу и электронной почте для делегатов; питание, в том числе и диетическое, для участников конференции;
  • различные требования к размещению делегатов.

#5 Составьте программу конференции. Бизнес-программа, составленная комитетом, должна полностью соответствовать вашим целям. Подберите докладчиков, опытных, искренних и обладающих даром убеждения. Помните о том, что плохая презентация первоклассного материала может привести к провалу всей конференции. Спланируйте график выступлений таким образом, чтобы в максимальной степени привлечь внимание делегатов (люди обычно способны сосредоточивать внимание в течение 25-30 минут, а затем нуждаются в перерыве). При разработке графика конференции предусмотрите дополнительное время:

  • на перерывы между презентациями;
  • большие перерывы, необходимые для отдыха;
  • легкие обеды, не вызывающие сонливости на послеобеденных заседаниях (если предусмотрены алкогольные напитки, предлагайте их в умеренных дозах);
  • несколько «облегченных» презентаций, которые будут проводиться между «тяжелыми» презентациями;
  • корректный баланс между интерактивными, лекционными и дискуссионными сессиями конференции;
  • разумное сочетание работы и отдыха.

Предусмотрите общественно-полезные мероприятия, которые позволят организаторам и делегатам конференции почувствовать единство.

#6 Обратитесь к услугам подходящих докладчиков. Найдите подходящих докладчиков и пригласите их на конференцию как можно раньше. Как только приглашение будет подтверждено, согласуйте содержание и формат презентации, представленной докладчиком. Найдите и пригласите «запасных» докладчиков, которые могут спасти положение в случае возникновения проблем в последние минуты. Не забудьте о том, что время для проведения презентаций следует выделять с запасом, поскольку большинство докладчиков затягивают выступление. Рекомендуется провести как минимум одну генеральную репетицию — это позволит составить реальный график выступлений и гарантировать, что докладчики вовремя проведут презентации.

#7 Выберите делегатов. Процесс выбора делегатов тесно связан с целями конференции и не столь прост, как может показаться на первый взгляд. Например, в конференции по продажам обычно принимают участие торговые представители, хотя это и необязательно.

#8 Выберите место проведения конференции. После определения формата конференции, назначения докладчиков и делегатов ее организатор должен выбрать подходящие для встречи места, соответствующие финансовым возможностям комитета. При выборе мест проведения конференций используются личная «база знаний», устные рекомендации или об­ ращение к специализированным агентствам.

В обязанности менеджера входит посещение предполагаемых мест проведения конференции в целях сравнения и проверки на соответствие всем требованиям. Следует помнить о том, что многие отели предлагают услуги по проведению конференций, причем по выходным и не в сезон часто делают скидки. Проводить конференции можно и в помещениях, предлагаемых университетами. В качестве таких помещений многие из них предоставляют модернизированные общежития по сравнительно небольшой цене.

При выборе места проведения конференции на первом месте находятся параметры конференц-зала. Наиболее важная характеристика последнего — его размер, хотя не следует забывать о других параметрах:

  • наличие приятного окружения;
  • высота потолков должна быть пропорциональной размеру помещения (слишком низкие потолки могут вызвать депрессию у делегатов);
  • первоклассное оборудование для проведения презентаций (если подобное оборудование отсутствует, побеспокойтесь об его аренде);
  • эффективное и бесшумное кондиционирование;
  • эффективное затемнение;
  • свободный проход к удобным входам и выходам;
  • удобные сиденья.

Обратите внимание на спальни, предназначенные для рядовых делегатов и руководителей. Проверьте, что­ бы они были чистыми и обустроенными согласно ожиданиям делегатов. Сможет ли система общественного питания справиться с обслуживанием предполагаемого количества депутатов? Изучите типовые меню. Обратите внимание на места для приема пищи. Проверьте, смогут ли отели обслужить делегатов, которые будут заселяться и выселяться в самое неожиданное время. Задайте вопрос о том, смогут ли они принять людей, прибывающих в 2 часа ночи. Для эффективного решения проблем, связанных с оперативным заселением и выселением делегатов, организуйте отдельную регистрационную стойку для участников конференции, которая может также выступать в качестве справочного бюро конференции. Предоставляются ли ее делегатам такие услуги, как посещение фитнес-центра или бассейна.

#9 Организуйте рекламную поддержку конференции. Как только у вас появится четкое представление о том, кто будет приглашен на конференцию, где она будет проходить и кто будет на ней выступать, придет время разрекламировать конференцию настолько широко, насколько это возможно. Комитет должен заняться поиском рекламодателей еще на начальных стадиях подготовки конференции.

#10 Сформируйте информационный пакет делегата конференции. Как только появится возможность, отправьте зарегистрированным делегатам предварительный информационный пакет, включающий следующие сведения:

  • цели конференции и программу;
  • инструкции по прибытию на конференцию;
  • сведения об отеле (цены, телефонные номера, адрес электронной почты, карта проезда и т. п.);
  • величина членского взноса;
  • имя менеджера конференции, помощника и их контактная информация.

#11 Создайте нужную атмосферу. Создать нужную атмосферу очень важно, хотя для этого и не существует волшебной формулы. Следует избегать паники и штурмовщины, на­ цельтесь на создание атмосферы «спокойной» эффективности, любознательности и дружелюбия.

#12 Проведите заключительный опрос после кнференции. Во время проведения конференции организатор должен концентрироваться исключительно на администрировании событий и внутренних потребностях делегатов. По завершении конференции следует провести брифинг для всех причастных к ней лиц. Была ли конференция успешной? Какие уроки были извлечены? Добавьте в ваш план действий пункты, актуальные для следующей конференции.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.