Организация проведения внутреннего аудита на предприятии

Автор: | 01.03.2017

В чем заключается план проведения внутреннего аудита компании? Из каких этапов он состоит? 

Между внутренним и внешним аудитом есть четко выраженное различие.

Внутренний аудит определяется Институтом внутренних аудиторов как независимая оценочная деятельность, проводимая для идентификации и оценки действий организации, целью которой является «разгрузка» сотрудников от выполняемых ими обязанностей.

По завершении внутреннего аудита персонал «вооружается» результатами исследований, оценками и рекомендациями, обеспечивающими им помощь при выполнении должностных обязанностей. Как правило, внутренний аудит выполняется служащими самой организации.

Внутренний аудит должен осуществляться непрерывно, это дает некоторые преимущества.

  • Внимание менеджеров будет приковано к ключевым деловым вопросам. В процессе аудита анализируются пробелы в
    системе контроля, в результате чего вырабатываются практические рекомендации, направленные на усовершенствование существующей системы.
  • Гарантируется достаточный уровень работоспособности средств контроля.
  • Определяются возможности для улучшения эффективности и повышения производительности.
  • Заинтересованные лица заранее узнают о потенциальных проблемах. Благодаря этому менеджеры могут заблаговременно принять необходимые меры.

К недостаткам внутреннего аудита можно отнести следующее:

  • Внутренний аудит занимает много времени и отвлекает менеджеров от выполнения повседневных обязанностей.
  • При ненадлежащем проведении внутренний аудит может вызвать недовольство сотрудников, которым будет казаться, что они подвергаются проверке в целях вынесения порицания.

Порядок проведения внутреннего аудита

#1 Определите цели аудита и назначьте исполнителей

Главные цели аудита связаны с ключевыми элементами управления.

  1. Финансовые. Каким образом обрабатываются финансовые потоки внутри организации? Кто, например, санкционирует оплату и проверяет чеки и балансы, тем самым препятствуя несанкционированным расходам и мошенничеству?
  2. Административные. Способствует ли аудит удовлетворению стратегических целей?
  3. Системные. Какие системы применяются на уровне отдела и организации в целом? Каким образом они соответствуют друг другу?

К целям аудита относится и оценка соотношения цена/качество, которая производится либо с помощью имеющихся систем либо посредством внешних систем.

На первом этапе необходимо удостовериться в том, какие из целей аудита приоритетны именно для вас.

#2 Подготовьте детальное резюме

В процессе внутреннего аудита рассматриваются разнообразные аспекты деятельности организации, а не исключительно финансовые вопросы.

Составьте в письменном виде резюме или стратегию аудита, установите приоритеты, детально описав их, в соответствии с основными рассматриваемыми проблемами, и подсчитайте, сколько времени вам необходимо для проведения основных этапов аудита.

#3 Выберите аудитора

Как правило, для проведения внутреннего аудита назначается сотрудник организации.

В зависимости от решаемых проблем от аудитора может потребоваться формальная квалификация (например, бухгалтер).

При использовании внешних сертификационных систем в таких областях, как контроль качества, состояние окружающей среды и персонала, привлеченные к аудиту сотрудники должны проводить непрерывный мониторинг состояния соответствующих систем.

#4 Предоставьте аудитору необходимую информацию

Убедитесь в том, что у вас есть основная информация, которую нужно предоставить аудитору. Как правило, требуются следующие сведения:

  • стратегические или бизнес-планы;
  • правила внутреннего распорядка;
  • статьи и служебные записки;
  • внутреннее руководство по выполнению необходимых процедур;
  • списки ключевых сотрудников;
  • структурная диаграмма.

Запланируйте и проведите встречу с аудитором, чтобы передать ему необходимую информацию. Провести эту встречу необходимо, даже если аудитор работает в вашей организации.

На встрече с аудитором нужно согласовать цели, которые должны быть достигнуты в процессе аудита. Узнайте, каким образом аудитор собираетсяэтого добиться. Согласуйте расписание и план действий и выясните потребность в дополнительной информации.

#5 Определите ключевые элементы управления, используемые в процессе достижения целей аудита

Следующий этап заключается в изучении деталей: аудитор рассматривает существующие процедуры, принятые в организации, в целях управления ключевыми областями, которые будут исследованы в дальнейшем.

#6 Оцените элементы управления.

На этом этапе производится оценка эффективности элементов управления. Могут ли они быть улучшены? Нет ли каких-либо упущений? На этом этапе следует задать следующие вопросы.

  1. Если кто-нибудь намеревается прибегнуть к мошенничеству, где и когда это может произойти?
  2. Если бы вы приобрели этот продукт или услугу лично, были бы вы довольны ценой и предлагаемым уровнем обслуживания?

#7 Протестируйте систему.

Теперь проверьте средства управления в действии. Случайным образом выберите количество выполняемых действий или транзакций и проследите в обратном направлении все пройденные этапы. Задайте следующие вопросы:

  • Выполнялись ли в процессе транзакции определенные процедуры или правила?
  • Следовал ли персонал рекомендуемым процедурам?

Ответы на эти вопросы позволят увидеть степень соответствия существующим правилам и процедурам.

#8 Определите области дальнейшего исследования

Случайное тестирование позволит аудитору обнаружить области, требующие углубленного исследования.

В процессе аудита этих областей потребуется детальное исследование: например, каждую транзакцию определенного типа нужно исследовать на протяжении многих месяцев, чтобы установить, был ли проблематичный образец исключением или отражением типичной проблемы.

#9 Определите, достигается ли в вашей организации оптимальное соотношение цены и качества

Каковы бы ни были общие цели аудита, к обязанностям внутреннего аудитора относится •проверка соотношения цены и качества. Рассмотрите следующие вопросы:

  • Был ли проверен рынок путем получения квот и тендеров на товары и услуги?
  • Работают ли системы наиболее эффективным образом?

#10 Составьте отчет

Составьте отчет о результатах, включите в него рекомендации. Обсудите его со всеми, кто принимал участие в выполнении аудита, чтобы избежать искажения данных со стороны аудитора.

#11 Создайте заключительный отчет

Заключительный отчет должен включать план действий по улучшению состояния дел в избранных областях. Воспользуйтесь указаниями аудитора, чтобы ввести более эффективную практику, и убедитесь в том, что рекомендации можно осуществить.

В отчет следует включить график выполнения и согласовать время проведения встреч для обсуждения хода выполнения плана.

#12 Выполнение необходимых действий

Изучите источники проблем и проследите за эффективностью корректирующих действий. В их число могут входить корректирующиеся письменные инструкции, руководства или описание процедур, которые стимулируют персонал к изменению и гарантируют, что в затрагиваемых областях сотрудника прошли соответствующее обучение.

Рекомендации

  • Проинформируйте персонал о преимуществах, связанных с внутренним аудитом.
  • Сосредоточьтесь на идентифицированных элементах, представляющих высокий риск.
  • Разработайте реалистичный план действий.
  • Своевременно информируйте персонал о результатах аудита и позитивных сдвигах.
  • Отслеживайте результат выполнения плана действий.

Предостережения

  • Не используйте внутренний аудит в качестве ежедневного механизма контроля менеджмента.
  • Не ожидайте, что в результате выполнения внутреннего аудита будут выявлены все «слабые звенья» используемых в вашей организации систем.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.