Как сделать домашний офис?

Автор: | 19.02.2016

Как правильно сделать домашний офис? Что следует продумать? На что обратить внимание? 

Проблемы с транспортом в часы «пик», увольнение по сокращению штатов, стремление к свободе, необ­ходимость воспитывать детей, наличие физических ограничений, тяга к предпринимательской деятельности — есть десятки причин, по которым домашний офис так привлекает большинство из нас. Но независимо от того, открываете вы свой бизнес на дому или занимаетесь удаленной работой, организация домашнего офиса требует развития и совершенствования определенных навыков, без которых вам будет сложно в этом преуспеть. Для начала задайте себе следующие вопросы.

  • Насколько я самодостаточен, чтобы справляться с социальной изолированностью, являющейся неотъемлемым атрибутом работы на дому?
  • Инициативен ли я?
  • Насколько я хорош как человек, принимающий решения, как организатор, счетовод, секретарь?
  • Смогу ли я разделить работу и личную жизнь, если и первое, и второе будет под одной крышей?
  • Я трудоголик? Не усугубит ли эту проблему работа дома?

А так ли замечательно работать дома, как об этом говорят? И да, и нет. В плане удобства, расходов и комфорта с домашним офисом не сравнится ничто. Низкие накладные расходы, отсутствие необходимости ездить на работу, следовать офисной политике, а также возможность планировать свой трудовой день самостоятельно — это лишь некоторые из плюсов. Минусы же — только ваш склад характера: если вы недисциплинированны, вы будете больше времени проводить с домочадцами или перед телевизором, чем на рабочем месте. Но так вы рискуете потерпеть крах.

Сколько средств мне понадобится на то, чтобы обустроить домашний офис? Сумма, которую вам придется вложить в обустройство домашнего офиса, зависит от вашей профессии. Если у вас уже есть компьютер, вы избавлены от самой большой статьи расходов, но если нет, заложите на эти цели в свою смету определенную сумму. Со­ ставьте перечень необходимых вещей и подумайте, что нужно приобрести в первую очередь, а с чем можно повременить. Особенно целесообразно сделать это при открытии своего бизнеса, потому как вы, наверное, не собирались потратить все свои сбережения на обустройство офиса и остаться без стартового капитала.

Топ-7 советов, как обустроить домашний офис

#1 Позаботьтесь об интерьере своего офиса. Чтобы открыть домашний офис, прежде всего нужно подумать о том, где его разместить, как оформить и чем обставить. Если вы решили стать частным предпринимателем, рабочее место имеет для вас немаловажное значение. Некоторые люди, чтобы обустроиться, предварительно делают масштабный чертеж помещения, а затем отмечают квадратиками, где будет располагаться мебель и прочее оборудование. Вы также можете проконсультироваться в фирмах, торгующих офисной мебелью, — многие из них предлагают услуги по обустройству офиса. Если вы на «ты» с компьютером, спланировать все можно при помощи специальной программы. Прежде всего подумайте, какое из помещений вашего дома (квартиры) лучше всего подходит под офис. В нем:

  • должна быть достаточная освещенность, чтобы было удобно работать;
  • должно быть достаточно места для документов и бумаг;
  • должно иметься все необходимое для того, чтобы пользоваться телефоном и работать на компьютере;
  • должен быть оптимальный температурный режим, иначе вы не будете чувствовать себя комфортно, а это скажется на качестве работы. Так что позаботьтесь о наличии отопления и вентиляции или кондиционера.

Старайтесь по возможности не трудиться в плохо освещенном помещении. Лучше увеличить количество ламп. Помните, что длительное пребывание в помещении с недостаточным освещением не повышает работоспособность.

#2 Позаботьтесь о комфорте  и наличии всего необходимого для работы. Важное значение имеет оформление офиса. Главное функциональность, однако это не значит, что он должен быть мрачным или строгим — в помещении, где вы чувствуете себя комфортно, вам будет работаться гораздо лучше. Тратить массу денег на оформление вовсе не обязательно, но нужно позаботиться о хорошем освещении, выбрать краску/обои, напольное покрытие и т. д., дабы вам было уютно.

Помимо благоприятной атмосферы, подумайте о средствах связи. Как вы планируете контактировать с людьми? Могут ли они связаться с вами? Определите для себя, нужно ли вам провести в помещение дополнительные телефонные линии и поставить дополнительные розетки электропитания для офисного оборудования. Приблизительно просчитайте расходы, которые вам предстоят. Ваш основной набор офисного оборудования будет зависеть от того, в какой сфере вы работаете и какова ваша специализация, но, вероятнее всего, необходимо следующее:

  • Письменный стол;
  • стул-кресло;
  • компьютер (компьютеры) и периферийные устройства;
  • программное обеспечение;
  • телефоны и вспомогательные устройства для голосовой, факсимильной связи и подключения к Интернету;
  • сканер или ксерокс;
  • шкафчик для документов;
  • уничтожитель бумаг, если вы работаете с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Если у вас свой бизнес, возможно, стоит потратиться на цифровую видеокамеру, чтобы вы могли выкладывать фотографии своей продукции на веб-сайтах. Желательно перейти на широкополосное подключение к Интернету. Этот вариант доступен не везде, но если у вас есть такая возможность, воспользуйтесь ею: это позволит работать быстрее и эффективнее, а другим — беспрепятственно связываться с вами, так как ваши телефонные линии будут свободны.

Широкополосное подключение существенно облегчит вам жизнь, если ваша работа предполагает необходимость отправлять или получать большие файлы, поскольку при телефонном подключении их загрузка происходит гораздо медленнее. Еще один хороший способ уменьшить время загрузки — просить отправителя архивировать файлы: при архивировании файл «сжимается», т. е. уменьшается в размере. Вы сами тоже можете это делать посредством программных продуктов WinZip или WinRar.

И, наконец, не забудьте, что вам понадобятся канцелярские принадлежности: карандаши, бумага, ручки, самоклеющиеся листки, степлер, ножницы, маркеры и прочее.

#3 Подумайте об эргономике. Уясните для себя выгоды. Зачем беспокоиться об эргономике? Да потому что это не прихоть руководителей, а возможность расположить оборудование и окружающие предметы таким образом, чтобы вы могли работать максимально продуктивно. Вы должны создать безопасную, комфортную и нестрессовую среду, т.е. именно такую, которая необходима в домашнем офисе. В большинстве производственных помещений проводится оценка рабочих мест на предмет эргономичности, и если вы приняли решение работать дома полный или неполный день, кто-то из коллег вполне может прийти к вам и проверить, соответствует ли ваше рабочее место рекомендованным стандартам. Либо же вы можете выполнить такую проверку сами. К тому же это снизит вероятность возникновения у вас таких заболеваний, как, к примеру, карпальный туннельный синдром (RSI). Для профилактики последнего можно предпринять вот какие несложные действия:

  • пользоваться эргономичной компьютерной мышкой — в целях снижения нагрузки на запястья и мышцы предплечья;
  • приобрести клавиатуру с упором для рук.

Создайте себе комфортные условия. Если вы проводите много времени за письменным столом, очень важно иметь хороший стул-кресло. Чтобы вам сиделось комфортно, проделайте следующее:

  • отрегулируйте спинку и подлокотники так, чтобы сидеть прямо, не сутулясь, ваша спина при этом должна полностью опираться на спинку стула-кресла;
  • отрегулируйте его высоту так, чтобы ваши запястья, ладони и предплечья находились в плоскости, параллельной поверхности письменного стола;
  • поставьте ноги так, чтобы они полностью соприкасались с полом, или пользуйтесь подставкой для ног, если вам так удобнее;
  • держите голову прямо, плечи при этом должны быть расслаблены;
  • уберите из-под стола все, что мешает вам удобно разместить ноги.

Не перенапрягайте глаза. У многих людей от продолжительной работы за компьютером устают или даже краснеют глаза. Чтобы не допустить подобных неприятных ощущений:

  • позаботьтесь о том, чтобы монитор вашего ПК находился на приемлемом расстоянии от глаз;
  • предусмотрите достаточно места для рук на письменном столе, чтобы вам не приходилось много двигать запястьями;
  • отрегулируйте яркость и контрастность монитора и позаботьтесь о том, чтобы экран был чистым и от него не отражался свет;
  • старайтесь не сидеть за компьютером слишком долго; чередуйте работу за ПК с другой деятельностью: подшивка документов, телефонные разговоры или чтение;
  • если вам часто приходится заниматься деятельностью, требующей напряжения зрения, такой как проверка контрактов, редактирование и т. п., позаботьтесь о соответствующем освещении.

Не допускайте беспорядка! При выборе письменного стола убедитесь, что за ним удобно работать и при этом остается достаточно места для бумаг, книг и прочих вещей, которые вам могут понадобиться. Чем бы вы ни занимались, старайтесь не «хранить» свои принадлежности на полу: это не только небезопасно, но и неэстетично, так как нагромождения бумаг и книг будут только расти. По возможности помещайте документы в папки и регулярно просматривайте кипы бумаг, безжалостно выбрасывая или уничтожая ненужные. Если вы по ошибке выбросили что-то важное, не переживайте. Если документ действительно важен, вы так или иначе его восстановите впоследствии.

#4 Подумайте о страховании. Страхование жилья и имущества, находящегося в нем. Большинство людей, работающих дома, занимаются, как правило, сидячей работой. Но если ваша профессия или новое коммерческое предприятие предполагают производство или ремонт товаров, вам следует позаботиться о страховке своей коммерческой деятельности.

Страхование компьютера. Если ваш ПК еще не застрахован, вам определенно стоит подумать об этом. Есть разные способы страхования компьютерного оборудования, что оговаривается в договоре.

#5 Убедитесь, что все работает! Только подумайте, сколь велико будет ваше разочарование, если в первый же день работы на дому окажется, что у вас ничего не работает: компьютер не загружается, вы не можете подключиться к Интернету, а во время телефонного разговора под рукой не оказывается ни карандаша, ни бумаги, чтобы записать важную информацию.

Чтобы не допустить подобного, в день, согласованный с коллегами, проведите «тестовый прогон», что­ бы заблаговременно выявить все потенциальные проблемы. Такое тестирование будет особенно полезно, если вы собираетесь работать дома на постоянной основе или большую часть недели. Оно также позволит вам определиться с последователь­ ностью действий.

Вы также можете попросить системных администраторов своей компании предоставить вам возможность удаленного доступа к электронной почте, дабы вы могли читать дома электронные сообщения, направляемые на ваш рабочий адрес. Или просто активируйте в своем рабочем электронном ящике опцию ответа «Отсутствую на рабочем месте» с указанным в нем вашим домашним электронным адресом и/ или телефоном, дабы с вами можно было связаться иным способом. Это позволит вам принимать важные задания, находясь не на работе.

#6 Будьте дисциплинированны. Увы, одним из самых расслабляющих и дезорганизующих факторов работы на дому является именно пребывание в нем, поскольку вы можете отвлекаться на разного рода домашние дела, просмотр телевизора, поливку сада, семейные проблемы, чаепития на кухне, прием гостей или иным образом уклоняться от работы, ожидающей вас в домашнем офисе. Избежать попадания в эту ловушку вам помогут два качества: увлеченность и дисциплинированность. Четко определитесь с графиком работы, проведите дополнительную телефонную линию для деловых контактов, планируйте время и укладывайтесь в сроки.

#7 Не позволяйте себе пребывать в изоляции. Работа на дому может способствовать развитию склонности к уединению, обособленности, нежелания общаться с внешним миром. Поверьте, для человеческой природы это аномально, человек должен общаться с себе подобными, поэтому ни в коем случае не замыкайтесь в себе. Даже если большинство ваших деловых контактов происходит по телефону или посредством компьютера, ищите возможности не­ посредственной встречи с людьми. Приглашайте заказчиков на ланч, если их офисы располагаются неподалеку. Вступите в общественную организацию или профессиональное объединение, чтобы обзавестись новыми связями, что поможет вам продвигать свой бизнес на местном уровне. Занимайтесь физическими упражнениями вне дома. Запишитесь на вечерние курсы. Все это позволит вам поддерживать контакты с людьми, черпать новые идеи и обогащаться энергией, что необходимо для работы дома.

Ошибки в обустройстве домашнего офиса

Вы не создаете полноценный офис. Начать обустраивать домашний офис с обеденного стола — не слишком удачная идея, как, впрочем, и выполнить лишь половинчатое преобразование гостиной в офис. Если вы не воспринимаете свой офис всерьез, велика вероятность того, что вы не будете воспринимать всерьез и свою деятельность. Определитесь с помещением и обустройте в нем полноценный офис; от такого решения вы и ваша работа только выиграете.

Вы не сохраняете свою работу. Если вы, трудять дома, выполняете работу в основном на компьютере, помните, что у вас здесь нет системы резервного копирования, которая имеется в офисе компании. Регулярно сохраняйте свою работу, используя также функцию автосохранения, которая есть во многих программных пакетах; вы можете установить опре­ деленный интервал автосохранения (скажем, три или пять минут), чтобы, если ваш компьютер вдруг выйдет из строя, вам не пришлось начинать все с нуля.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.