Как проводить совещание с сотрудниками?

Автор: | 12.10.2016

Как правильно провести деловое совещание? Как это сделать максимально эффективно?

Совещания — это «неизбежное зло» в трудовой жизни каждого человека. Если управлять ими должным образом, они могут помочь разрешить непростую ситуацию, согласовать действия и сделать что-то позитивное.

При ненадлежащем проведении они становятся напрасной тратой времени. По сути, вам необходимо провести совещание в максимально сжатые сроки, позаботившись о принятии всех необходимых решений, дабы потом со спокойной совестью приступать к своим делам.

Данный перечень действий содержит советы для тех, кому по долгу службы приходится планировать совещания и вести их. В отношении больших собраний, таких как заседания совета директоров или ежегодные общие собрания, актуальны рекомендации несколько иного характера, так что здесь мы сосредоточимся только на совещаниях, которые имеют место в повседневной рабочей обстановке.

  • Я ненавижу совещания, но мой начальник считает, что они очень важны. Есть ли другие, менее времязатратные способы принятия решений?

В некоторых случаях проведение совещаний является далеко не оптимальным вариантом для решения вопроса.

Если кто-то предлагает провести совещание с целью обсуждения вашего проекта, хорошо подумайте над тем, действительно ли такое мероприятие наиболее эффективно в контексте продвижения вперед, поскольку могут иметься более результативные альтернативы с участием всех сотрудников.

Например, можно попробовать следующее.

  • Селекторное совещание или видео­конференция. Если у вас есть доступ к соответствующей аппаратуре или вы можете себе позволить воспользоваться ею, вы можете провести обсуждение вопроса, практически не отрывая участников отдел.
  • Обсуждение вопроса по электронной почте посредством отправки электронного сообщения всем заинтересованным сторонам: в нем вы должны четко изложить суть вопроса и попросить предоставить ответ до такого-то времени — а перед отправкой убедитесь, что в строку «Кому» внесены все адресаты!

Но если альтернативы неприемлемы, и совещание видится лучшим и наименее громоздким способом наметить план действий в отношении конкретного вопроса, подготовьтесь к нему заранее и при необходимости делегируйте задания.

Как эффективно проводить совещание

#1 Тщательно продумайте, кого пригласить. Хорошее планирование — лучший способ сделать так, чтобы совещание прошло успешно, и важным шагом здесь является составление перечня приглашенных.

Помните, что наиболее продуктивные совещания, как правило, те, на которых присутствует минимальное количество людей, так что постарайтесь ограничить число участников теми, кому действительно нужно там находиться.

Это должны быть сотрудники, ответственные за принятие решений, те, кого они непосредственно затронут, и те, кто специализируется на конкретных направлениях деятельности.

Если повестка дня довольно внушительна и охватывает целый ряд вопросов, рассмотрите возможность подключения отдельных сотрудников к совещанию только на время обсуждения их вопроса.

#2 Предоставьте участникам всю необходимую информацию заблаговременно. Уведомите всех участников о времени и месте проведения совещания и направьте им повестку дня с указанием временных рамок по каждому вопросу.

Должным образом составленная повестка дня позволит всем участникам получить четкое представление о цели совещания и его продолжительности.

Указывая время начала и окончания совещания, а также временные рамки по каждому пункту повестки дня (что особенно важно, если совещание будет продолжительным и отдельные сотрудники будут принимать в нем участие только во время рассмотрения конкретного вопроса), вы тем самым побудите людей сосредоточиться.

Естественно, установленных временных рамок следует придерживаться, если вы хотите, чтобы к ним относились надлежащим образом.

Помимо этого, участникам необходимо предоставить следующую информацию.

  • Пояснение, как добраться до места проведения совещания, если им не доводилось бывать там ранее.
  • Сведения о том, кто еще будет присутствовать на совещании (особенно если вы пригласили людей, не являющихся сотрудниками вашей компании, — консультантов, фрилансеров или дизайнеров).
  • Основную информацию или документы, имеющие отношение к совещанию. К примеру, если вы собираетесь обсуждать вопрос пересмотра каталога вашей продукции, который нужно было провести уже давно, направьте каждому экземпляр каталога. Вместе с ним вы можете предоставить и другие подобные издания, стиль которых вам импонирует, чтобы участники на совещании поделились своими соображениями относительно новых способов представления вашей продукции.
  • Вашу контактную информацию и контактную информацию вашего представителя на месте (к примеру, ассистента, если таковой у вас имеется).

#3 Подумайте о требованиях в отношении питания, если это необходимо. Если вы предполагаете, что совещание продлится дольше двух часов или состоится в обеденный перерыв, не забудьте поинтересоваться у каждого участника, есть ли у него какие-либо особые требования в отношении питания.

Этим вы обезопасите себя от потери большого количества времени и от стресса в день совещания. Исследования показывают, что лучшее время для проведения совещания — перед обеденным перерывом или ближе к концу рабочего дня: это заставляет участников сосредоточиться на повестке дня и не позволяет совещанию слишком затянуться.

#4 Поручите кому-то вести протокол. Постарайтесь ведение протокола поручить кому-то другому, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на ведении совещания.

Если же этот человек не знаком с проектом или вопросом, стоящем на повестке дня, пройдитесь вместе с ним по ключевым словам и аббревиатурам, дабы он не терялся в догадках во время совещания: вы и другие участники, вероятно, знаете соответствующую терминологию назубок, а вот «новичок» — вряд ли.

#5 Найдите и подготовьте место проведения совещания. Узнав, что вам предстоит провести совещание, зарезервируйте подходящее помещение для него.

В некоторых компаниях действует система бронирования комнат для совещаний, так что наметьте дату его проведения с таким расчетом, чтобы успеть получить в свое распоряжение на нужное время помещение соответствующих размеров. Не надейтесь на то, что оно будет свободно тогда, когда вам будет нужно!

Ближе ко дню совещания убедитесь в том, что:

  • в помещении убрано;
  • в нем находится достаточное количество столов и стульев;
  • на флип-чарте, если вы собираетесь им пользоваться, есть бумага и фломастеры;
  • в помещении хорошее освещение, отопление или вентиляция для данного времени суток и времени года;
  • имеется достаточное количество электрических розеток, и они приемлемо расположены, если вы собираетесь пользоваться диапроектором или ноутбуком;
  • вся имеющаяся в помещении аппаратура готова к работе и функционирует надлежащим образом.

#6 Также подумайте об обеспечении участников питанием, когда уже будете знать их точное число. Если у вашей компании есть своя столовая, заблаговременно договоритесь, чтобы спустя какое-то время после начала совещания вам поднесли чай, кофе и печенье.

Если же столовой у вас нет, попросите коллегу или ассистента находиться рядом с вами во время совещания, чтобы по прошествии часа-полутора вы могли обратиться к нему с просьбой принести все необходимое из ближайшего кафе. Опять-таки, это позволит вам полностью сосредото­читься на более важных делах.

#7 Начните так, как собираетесь продолжать. В день совещания прибудьте на место заблаговременно, чтобы еще раз убедиться в том, что все готово. Когда все участники соберутся, задайте темп и тон совещания, придерживаясь следующих шагов:

  • начните вовремя;
  • поприветствуйте собравшихся и первым делом поясните организационные моменты, как то где находятся туалеты (особенно полезно знать тем, кто не бывал в этом здании ранее) и когда можно будет перекусить;
  • попросите присутствующих отключить мобильные телефоны, дабы их звонки не нарушали хода обсуждения;
  • напомните причину, по которой вы собрались, какие результаты вы рассчитываете получить, график работы и время окончания совещания;
  • вкратце опишите каждый пункт повестки дня, поясняя его цели.

#8 Строго контролируйте процесс. Предоставляя каждому из присутствующих возможность высказаться по каждому вопросу, обозначенному в повестке дня, старайтесь контролировать его выступления, чтобы не выйти за установленные временные рамки.

  • Следите за тем, чтобы участники в своих высказываниях придерживались рассматриваемого пункта повестки дня.
  • После рассмотрения каждого вопроса резюмируйте его и при необходимости четче сформулируйте все согласованные действия по нему (протоколист будет вам особенно благодарен за это).
  • Вежливо, но твердо предлагайте перейти к следующему пункту, если вопрос исчерпан.

#9 Не позволяйте кому-то одному доминировать при обсуждении. Часто вниманием присутствующих завладевают один или двое говорливых участников, поэтому вы как председательствующий должны следить за тем, чтобы дать слово всем желающим.

Иногда присутствующие параллельно затевают свое, «приватное» совещание. Оно может иметь форму перешептывания друг с другом, передачи записок или даже полновесного отдельного обсуждения.

Подобные проявления нужно пресекать: обратитесь непосредственно к участникам такой «дискуссии» и вежливо поинтересуйтесь у них, хотят ли они что-то добавить к уже сказанному. К примеру, вы можете сказать: «Вероятно, вам не дает по­коя какая-то проблема. Хотели бы вы поведать нам о ней, прежде чем мы двинемся дальше? Сегодня нам нужно многое рассмотреть».

#10 Завершите совещание. Завершая совещание, поблагодарите всех присутствующих за внимание и вклад в общее дело. По возможности также сообщите участникам, когда состоится следующее совещание (если в нем есть необходимость), чтобы вопросы, которые обсуждались, не вылетели у них из головы через пять минут.

#11 Убедитесь, что всем понятно, какие действия необходимо выполнить. Попросите человека, ведущего протокол, побыстрее закончить, чтобы его можно было предоставить всем присутствующим. Помните, что большинство участников лишь бегло просмотрят протокол или заглянут в него для того, чтобы уточнить какие-то данные. Это значит, что протокол должен быть предельно четким и лаконичным. В нем должны быть указаны следующие основные моменты:

  • согласованные действия;
  • сотрудники, ответственные за их выполнение;
  • сроки (при необходимости);
  • дата следующего совещания, если оно планируется.

Таким образом, проведение совещания не всегда является пустой тратой времени. Если оно организовано эффективно, то несомненно принесет пользу для всей организации в целом. 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.