Как правильно вести деловые переговоры

Автор: | 12.10.2016

Как научиться эффективно вести бизнес переговоры? Какие существуют рекомендации и советы на этот счет?

Мы все по жизни в некотором смысле являемся переговорщиками, поэтому развитие навыков ведения переговоров имеет важное значение для продвижения по карьерной лестнице.

Переговоры — это процесс поиска компромиссного решения двумя и более сторонами, взгляды и ожидания которых по конкретному вопросу расходятся. Переговоры позволяют достичь определенного баланса между целями каждой стороны для выработки взаимовыгодного решения.

Переговоры бывают конкурентными или партнерскими. При конкурентных переговорах каждый из переговорщиков хочет «выиграть», даже если его «победа» будет означать «поражение» другой стороны, что в конечном итоге может привести к конфронтации. При партнерских переговорах основная цель — прийти к соглашению, которое удовлетворит обе стороны и обеспечит максимальную взаимную выгоду.

Какого-то единственно правильного способа вести переговоры не существует — вы сами вырабатываете подходящий стиль. В большинстве случаев используется некое сочетание партнерского и конкурентного подходов. В ситуациях, когда вы обговариваете условия длительных взаимоотношений (а не разовую сделку), более приемлемым представляется партнерство, нежели конкуренция.

  • Что такое конкурентные переговоры?

На таких переговорах может царить недружелюбная атмосфера, где каждая из сторон явно стремится заполучить наилучшие для себя условия — цели другой стороны обычно в расчет не принимаются. Если вы предполагаете, что предстоящие переговоры будут носить конкурентный характер, держите в уме следующее.

Начальная фаза. По возможности воздержитесь от изложения исходного предложения, так как оно содержит слишком много информации для другой стороны. Старайтесь не сообщать другой стороне слишком многого и следите за тем, чтобы выдерживалась повестка дня.

Уступки. Уступки в конкурентной ситуации расцениваются как проявление слабости, так что делайте их по минимуму. Величина первой уступки дает другой стороне представление о следую­ щей возможной альтернативе и говорит о том, сколь многого можно добиться от вас.

Конфликт. Если вспыхивает конфликт, проявите ассертивность, чтобы сохранить за собой доминирующие позиции, и постарайтесь разрядить обстановку.

  • Что такое партнерские переговоры?

Многие рассматривают переговоры как сражение, в котором более сильная сторона побеждает более слабую, т. е. имеется победитель и побежденный.

В некоторых случаях переговоры вообще могут зайти в тупик — например, при трудовых спорах, которые приводят к забастовкам. При таком сценарии развития событий победителя нет — есть только проигравшие. Но до этого доходит нечасто.

При партнерских переговорах конфликт сводится к минимуму, а основная цель сводится к поиску компромиссного решения. Такой подход обычно дает наилучшие результаты — главным образом потому, что стороны гораздо успеш­нее взаимодействуют друг с другом. К тому же он способствует налаживанию долгосрочных отношений, если есть потребность в таковых.

Начальная фаза предусматривает сбор максимального количества информации, а также ее предоставление, дабы выработать решения, приемлемые для обеих сторон. Это предполагает:

  • рассмотрение ряда альтернатив по каждому вопросу;
  • использование «открытых» вопросов (на которые нельзя дать односложный ответ);
  • проявление гибкости;
  • содействие другой стороне в раскрытии ее идей касательно возможных решений.

Обе стороны при необходимости идут на уступки, обычно стремясь малой кровью заполучить желаемое. На партнерских переговорах обычно царит рабочая атмосфера и конфликт сводится к минимуму, поскольку обе стороны стараются найти взаимовыгодное решение (см. также статью про то, как вести сложные переговоры).

Как вести деловые переговоры: правила для достижения результата

#1 Хорошо подготовьтесь. Как и в любых деловых ситуациях, хорошая подготовка поможет ослабить напряжение. Не думайте, что время, потраченное на это, потрачено зря.

Сперва установите свои цели; позаботьтесь о том, чтобы они были конкретными, достижимыми и измеримыми. Также составьте четкое представление о том, чего вы ожидаете от другой стороны.

Убедитесь, что ваши ожидания реалистичны и их результаты легко оценить. Неплохо было бы составить перечень целей и сгруппировать их по степени приоритетности — скажем, «должен добиться», «постараюсь добиться» и «желательно добиться».

Например, ваша компания приобрела для офиса новый ксерокс. Через неделю он выходит из строя, и вам, чтобы разрешить эту проблему, нужно обратиться к поставщику. Цели тут можно сформулировать следующим образом.

  • Должен добиться: получить исправный ксерокс.
  • Постараюсь добиться: чтобы ксерокс отремонтировали.
  • Желательно добиться: получить другой ксерокс взамен этого.

Прежде чем приступать к переговорам, соберите как можно больше информации о рассматриваемом предмете. Это поможет вам добиться желаемого. К примеру, двум работникам поручили подготовить по важному документу. Теперь посмотрим, как может развиваться подобная ситуация.

Каждому нужно перевести свой документ в электронный формат, а этим занимается единственное подразделение в компании, и попросить курьера доставить его не позднее утра следующего дня. Однако до 16:00, времени, когда туда ежедневно прибывает курьер, чтобы забрать корреспонденцию, там смогут обработать только один документ, а посему коллеги начинают спорить друг с другом, чей документ важнее.

Если они будут продолжать в том же духе, служащие подразделения компании не успеют обработать даже один документ, и оба «проиграют». Работник, занимающий более высокую должность, может воспользоваться служебным положением, в результате чего второй окажется «проигравшим», однако при этом он сильно рискует испортить с ним отношения.

Если бы они попытались получить больше информации, они бы узнали, что предусмотрен вариант с дополнительным прибытием курьера в 18:00, что также гарантирует доставку документа до 11:00 следующего дня, а это позволило бы им прийти ко взаимовыгодному решению.

#2 Обсудите и изучите. В начале встречи каждой из сторон необходимо изучить потребности оппонента и сформулировать предварительное предложение. Помните, что они должны быть реалистичными, иначе обсуждение вряд ли пойдет по пути, который приведет к успешному финалу.

Если обе стороны идут на определенные уступки, добиться желаемого вполне реально, но если одна из сторон исповедует конкурентный подход, не исключены проблемы. Поэтому Вам необходимо оценить реакцию другой стороны на сказанное Вами.

Начальное заявление позволяет каждой стороне охватить основные вопросы, что способствует естественному ходу обсуждения. На данном этапе вопросы только обсуждаются, а не решаются. Вы стараетесь наладить отношения с другим переговорщиком.

Задавайте вопросы, чтобы получше уяснить для себя его потребности. Желательно, чтобы это были открытые вопросы, предполагающие развернутые ответы, а не вопросы закрытые, на которые можно ответить «да» или «нет». К примеру, Вы можете спросить «Скажите, что Вы думаете о (предмет обсуждения)?»

#3 Сделайте предложение. Когда каждая из сторон оценит позицию другой, можно начинать выдвигать предложения. Помните, что Вам нужно не просто делать уступки, а что-то предлагать и получать взамен. Весьма важное значение здесь имеет следующая фраза: «Если Вы (предоставите нам это или сделаете для нас то), мы (предоставим Вам или сделаем для Вас то)».

Ищите возможность в обмен на то, что не особо дорого Вам, но имеет ценность для другой стороны, получить то, что представляет ценность для Вас или Вашей компании.

К примеру, если Вы – специалист по внутренней отделке помещений, и Вам необходимо снять квартиру по приемлемой цене, Вы можете договориться с хозяином о том, что покрасите несколько комнат в обмен на снижение арендой платы.

Или же, скажем, Вам нужно разрекламировать продукт и Вы хотели бы, чтобы часть Вашей работы выполнил другой человек, но Ваша финансовая ситуация не позволяет Вам заплатить ему по стандартным расценкам. Если у Вас или Вашей компании есть веб-сайт, Вы могли бы предложить ему поместить на нем ссылку на его веб-сайт, что расширит круг его потенциальных клиентов.

#4 Начните торговаться. После обсуждения условий и обмена информацией начинается торг. Как правило, чем больше Вы просите, тем больше получаете, и чем меньше предлагаете поначалу, тем меньшим Вам придется поступиться.

Например, Вы хотите что-то продать другой стороне. Вы знаете, что Ваш продукт отличного качества, но не имеете четкого представления о финансовых возможностях. Если Вы хотите получить 200 долларов, Вам следует изначально запросить 300, держа в уме, что:

  • вы сможете немного уступить другой стороне;
  • она посчитает, что совершает выгодную сделку;
  • вы можете получить даже больше, чем рассчитывали!

Если вскоре после начала торга возникает конфликт, объясните, что ваша начальная позиция — это всего лишь начальная позиция, которая может претерпевать изменения.

В конечном итоге соглашение будет достигнуто только тогда, когда стороны выйдут на приемлемую для каждой точку, находящуюся на при­ мерно одинаковом удалении от их начальных позиций.

Выдвигая предложение, будьте предельно четкими в формулировках. Старайтесь не употреблять таких слов, как «приблизительно» или «примерно», потому как опытный переговорщик не преминет воспользоваться неоднозначностью.

Не усложняйте для себя процесс. К примеру, если вы можете предложить за что-то только 600 фунтов, назовите именно эту цифру, иначе вы и глазом не успеете моргнуть, как вам навяжут сумму, близкую к 700 фунтам.

Аналогично, когда предложение выдвигает другая сторона, четко уясните, что оно включает. Например, если вы ведете переговоры с поставщиком, уточните, входят ли в стоимость, названную им, затраты на доставку, НДС и т. д.

Попросите разъяснить все, что вам непонятно, и убедитесь, что предложение удовлетворяет всем прочим критериям, которые вы определили для себя при подготовке к переговорам.

#5 Осуществляйте коммуникацию четко и открыто. Когда вы ведете переговоры с кем-то тет-а-тет, используйте «открытые» положения тела и поддерживайте зрительный контакт.

Старайтесь, к примеру, не сидеть со сложенными на груди руками или закинув ногу на ногу. Также старайтесь обдумывать то, что собираетесь сказать. Не используйте язык, который может раздражать другого переговорщика — например, такие слова, как «препирательства» или «мелкий».

Даже если вы считаете, что они как нельзя лучше характеризуют действия оппонента, этим вы только ухудшите ситуацию. Не делайте саркастических замечаний и не принижайте его самого, его должность или его предложение.

Аналогично, если вы видите, что обсуждение утрачивает основную нить и присутствующие начинают перешептываться друг с другом, попросите внимания и скажите: «Я вижу, вас что-то смущает. Не хотите ли сказать, что именно?»

#6 Слушайте! Волнуясь, вы порой так концентрируетесь на том, что намереваетесь сказать, что не уделяете должного внимания тому, что говорят вам. Это может вызывать самые разные проблемы, в том числе и болезненную реакцию на нечто нелицеприятное, что якобы прозвучало в словах другого человека.

Методика под названием «активное слушание» поможет вам усовершенствовать коммуникативные навыки и будет полезной вдвойне, если вам приходится часто вести переговоры. Чтобы стать активным слушателем, практикуйте следующее.

  • Сосредоточьтесь на том, что вам говорят, а не на обдумывании в это время своего ответа.
  • Давайте понять, что вы сосредоточенно слушаете, при помощи зрительного контакта или кивков головой.
  • Продемонстрируйте, что вы внимательно выслушали собеседника — изложите суть сказанного им и убедитесь, что поняли все правильно.
  • Проявите понимание ситуации собеседника. Понимание — это умение поставить себя на место другого человека и представить ситуацию с его стороны.
  • Спрашивайте, задавайте наводящие вопросы и просите уточнить, если чего-то не поняли. Если вы хотите, чтобы собеседник был с вами более откровенен, задавайте «открытые» вопросы; «А вы не могли бы рассказать подробнее о …?», «Что вы чувствовали, когда …?», «Что вы думаете о …?» Подобные вопросы куда более эффективны, чем вопросы «закрытые», предполагающие одно­ сложный ответ — «да» или «нет».
  • Не бойтесь пауз. Мы часто чувствуем необходимость поскорее заполнить их, даже когда нам особо нечего сказать, однако пауза может сыграть нам на руку — она позволяет собраться с мыслями и подготовить следующий вопрос.

#7 При необходимости сделайте перерыв. Иногда небольшой перерыв, минут на десять-пятнадцать, может спасти ситуацию, если переговоры оказались куда сложнее, чем вы ожидали.

Перерыв дает возможность сторонам немного остыть и восполнить израсходованную энергию. Он также позволяет взглянуть на обсуждаемый вопрос под иным углом и вернуться за стол с новыми идеями, если пере­ говоры зашли в тупик.

#8 Придите к соглашению. В ходе обсуждения прислушивайтесь к вербальным сигналам другой стороны, таким как «возможно» или «пожалуй» — они могут быть верными признаками того, что соглашение не за горами.

Также обращайте внимание на такие невербальные сигналы, как, к примеру, складывание в стопку бумаг. Они говорят о том, что пришло время резюмировать сказанное и торг уже завершен.

Резюме — важная составляющая процесса переговоров. Оно позволяет убедиться, что все имеют четкое представление о принятых решениях и дает участникам последнюю возможность уточнить возникшие вопросы. Вскоре после переговоров направьте другой стороне письмо с изложением согласованного окончательного решения.

Рукопожатие после заключения сделки — это, конечно, хорошо, но оно не заменит письменного документа. В вашем письме должны быть указаны:

  • условия соглашения;
  • имена и фамилии сторон;
  • соответствующие подробности или количество;
  • все оговоренные цены плюс скидки и т. д.;
  • обязательства сторон;
  • графики и все согласованные сроки.

Существуют следующие типичные ошибки во время деловых переговоров.

#1 Вы начинаете переговоры с неприемлемого предложения. Обеим сторонам важно осознавать, что у них есть определенные шансы получить в результате переговоров то, что они хотят. Начиная с неприемлемого предложения, вы рискуете убить процесс в зародыше.

#2 Вы начинаете переговоры, не располагая полной информацией о том, чего хочет противоположная сторона. Чтобы не допустить ситуации, когда стороны на переговорах говорят на разных языках, предварительно соберите всю необходимую информацию.

Приступая к переговорам, вы должны четко определить, в чем вы можете пойти на уступки и что хоти­ те получить взамен. Решать же, что именно принять и чем поступиться, вам предстоит непосредственно в процессе переговоров.

#3 Вы теряете самообладание. Есть весьма талантливые переговорщики, а есть и такие, с которыми вести переговоры — сущее наказание; переговоры могут носить характер серьезного, детального обсуждения, а могут являть собой чуть ли не перебранку, обильно приправленную сарказмом.

Если другая сторона во время переговоров ведет себя грубо, не отвечайте ей тем же (хотя соблазн бывает очень велик). Обращайтесь к переговорщику вежливо, но ассертивно, и указывайте ему на недопустимость подобного поведения. К при­ меру, вы можете сказать: «Полагаю, этот комментарий был весьма некстати. Вернемся к нашему вопросу?»

#4 Вы стремитесь ускорить переговоры, чтобы побыстрее прийти к соглашению. Темп и направленность переговоров должны быть приемлемыми для обеих сторон. Это означает, что одной или второй стороне может понадобиться время на обдумывание отдельных моментов, прежде чем переходить к другим.

Вы должны уважать такую необходимость, но в то же время следить за тем, чтобы обе стороны придерживались гибких временных рамок для выработки решения. Бесконечные переговоры — это лишь напрасная трата времени и средств.

Таким образом, чтобы успешно вести деловые переговоры, нужно вначале тщательно подготовиться и помнить о вышеизложенных рекомендациях. Удачных Вам бизнес переговоров!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.