Как правильно делегировать полномочия подчиненным?

Автор: | 12.10.2016

Как научиться делегировать свои полномочия подчиненным? Что для этого необходимо?

Если под Вашим началом работает команда подчиненных вам просто необходимо научиться делегировать полномочия. Это — один из ключевых навыков руководителя. Делегировать — не значит поручать задания другим только потому, что вам лень ими заниматься.

Полномочия делегируются прежде всего для того, чтобы получить результат, т. е. выполненную работу, а еще чтобы стимулировать сотрудников овладевать новыми навыками и реализовывать свой потенциал, что в конечном итоге способствует процветанию компании.

Многие из нас любят контролировать буквально все, нам тяжело кому-то что-то поручить, потому что нам кажется, что никто не сделает это лучше нас. Однако если мы хотим стать успешными руководителями — и при этом оставаться в здравом уме,— мы должны делать это.

  • Почему некоторым людям тяжело делегировать полномочия?

Тому есть множество причин. Часто кажется, что проще выполнить задание самому, чем объяснять его суть кому-то, а потом еще и устранять возможные ошибки. Вы можете опасаться, что этот человек все испортит, и в результате вам придется потратить уйму времени на то, чтобы привести все в порядок.

Или же вы можете рассматривать как угрозу для себя его компетентность, поскольку он все схватывает на лету и всегда все делает как надо. Вы боитесь, что такой работник подорвет ваш авторитет, и возможно, даже найдет какой-то изъян в применяемом вами подходе к выполнению той или иной работы.

При недостатке уверенности в себе бывает сложно давать указания, и вы будете откладывать делегирование до лучших времен. Если вы все же даете задания, но у вас возникают проблемы из-за того, что сотрудник не выполняет их, вы можете усомниться в своей компетентности и авторитете.

Если на подчиненных возложены дополнительные обязанности, и они справляются с ними довольно неплохо, вы можете побояться увеличить им нагрузку либо предпочтете не делегировать задания, которые, на ваш взгляд, слишком утомительны для них.

Наконец, вы можете осознавать, что делегирование необходимо, но не знаете, с чего начать и как к нему подступиться. Вам нужен некий метод, которого следовало бы придерживаться. Изложенное ниже направит вас на правильный путь.

  • Как делегирование поможет мне?

Умение делегировать полномочия может дать много выгод. Оно позволит вам сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего, и обеспечит задел времени на будущее.

Вы перестане откладывать на потом принятие основных решений и будете более эффективным руководителем. Выиграют от этого и ваши подчиненные: осваивать что-то новое должны все и, делегируя им полномочия, вы сможете проверить их способности в других областях деятельности, тем самым повысив их вклад в развитие компании.

Сотрудники сами научатся быстро принимать решения, поскольку будут владеть более детальной информацией. Делегирование, если оно осуществляется надлежащим образом, должно повышать продуктивность персонала.

Проще всего самому сосредоточиться на «основных» делах, особо не заботясь об отношениях с командой. Однако помните, что руководителям платят большие деньги как раз за умение сплотить коллектив и привести его к успеху. Делегирование полномочий позволяет развивать в сотрудниках самостоятельность.

Незнание, как выполнить то или иное поручение, является одним из самых больших препятствий роста небольших компаний. Делегируя задания, вы получите гораздо больше времени на надлежащее выполнение своей работы.

Делегирование не упрощает работу (всегда есть другие сложные дела) — оно повышает ее эффективность. По сути, оно являет собой более интерактивный подход к командной деятельности, предполагающий инструктирование, обучение и развитие. Время и усилия, затрачиваемые вами на это, окупятся сторицей.

  • Когда мне следует делегировать полномочия?

Делегирование — это основа успешного управления, так что ищите возможности для него. Делегируйте, когда у вас слишком много работы или когда вам не хватает времени на важные задания. Или когда видите, что отдельным сотрудникам, особенно новичкам, нужно развиваться, или у человека явно имеются навыки, необходимые для выполнения конкретного задания.

  • Какие полномочия руководитель может делегировать подчиненным? 

Начните с повседневной административной работы, на которую у вас уходит слишком много времени. Вероятно, есть множество маленьких дел, которыми вы занимались всегда — вам, возможно, они даже нравятся (например, отправка факсов), — однако они отнимают слишком много драгоценного времени. Проанализируйте их значимость и максимально делегируйте другим.

Обязанности контактного лица вашей компании также было бы неплохо делегировать. Если брать более глобально, делегируйте проекты, которыми есть смысл заниматься одному человеку: это позволяет проверить его способность принимать решения и осуществлять их координацию.

Поручите сотруднику такое задание, которое ему по силам, и к которому, по вашему мнению, у него есть склонности. Не перепоручайте задание, с которым не смогли справиться другие, и оно наверняка окажется не под силу и этому работнику.

  • Кому лучше делегировать полномочия?

Вам нужно хорошо представлять возможности человека, которому Вы собираетесь что-то поручить. Он должен обладать необходимыми навыками и пользоваться Вашим доверием.

Желательно на первых порах поручать ему небольшие задания, чтобы определить его потенциал. Убедитесь, что сотрудник располагает временем на выполнение делегируемого задания – не перегружайте работой своих самых эффективных членов команды.

Распределяйте поручения между как можно большим числом сотрудников. Особо сложные задания можно даже распределять на нескольких человек.

Как научиться эффективно делегировать полномочия подчиненным

#1 Исповедуйте позитивный подход. Мыслите позитивно: у вас есть право делегировать полномочия, и, откровенно говоря, вы должны это делать. Не исключено, что сначала не все получится как нужно, но с каждым разом результат будет улучшаться.

Проявите решительность, а если почувствуете, что Вам необходимо стать более ассертивным (см. статью про ассертивное общение), запишитесь на соответствующие курсы или прочитайте книгу на эту тему, коих сейчас довольно много. Ваш позитивный подход также придаст Вашим сотрудникам уверенность в своих силах, им обязательно нужно почувствовать, что Вы верите в них.

Чтобы работа человека, которому Вы делегируете то или иное задание, была максимально эффективной, Вам сначала нужно организовать свою деятельность.

Если у Вас нет общего плана текущей работы, Вам будет сложно выделить отдельные задания, наметить сроки их реализации и оценить качество их выполнения сотрудниками. Так что прежде, чем поручать что-либо кому-либо, проделайте подготовительную работу (но не используйте ее как предлог, чтобы потянуть время).

Оцените конкретное задание и решите, какие обязанности возложить на сотрудника. Регулярно отслеживайте степень прогресса и делайте у себя соответствующие записи.

#2 Разъясните задание, которое делегируете. При встрече с членами своей команды, которым Вы собираетесь поручить работу, разъясните им суть заданий и что Вы от них ожидаете. Важно поставить перед людьми четкие цели, но при этом предоставьте им возможность проявить инициативу и участвовать в выработке плана действий.

Сотрудники должны уяснить степень значимости задания, сформулированного Вами, и как оно вписывается в общую картину. Поинтересуйтесь у них, как они собираются приступить к его выполнению, обсудите план, подумайте вместе, какая помощь им может понадобиться.

#3 Установите плановые показатели и при необходимости предложите поддержку. Вам следует установить плановые показатели и наметить сроки выполнения. Резюмируйте все то, что обговаривалось, и сделайте у себя пометки о том, кому и что Вы поручаете, дабы всем все было понятно.

Если Вы делегируете работнику задание творческого характера, чтобы проверить его способности, Вы можете сознательно дать несколько расплывчатое пояснение, но если задание является срочным и важным, Вы должны поставить предельно четкую цель.

То, какую поддержку Вы можете оказать, во многом зависит от человека и Ваших взаимоотношений с ним. Поначалу Вам, наверное, следует работать совместно и помогать ему выполнять определенные задания, но по мере того, как Ваше представление о его способностях будет становиться четче, Вы можете предоставлять ему больше инициативы.

Напоминайте подчиненным, что они могут обращаться к Вам в случае возникновения каких-либо проблем – конечно, не всегда приятно, когда Вам отвлекают, но если Вы хотите сохранить благоприятный климат в коллективе, следует поступать именно так. Если сотруднику нужно уточнить у Вас что-либо, постарайтесь на заставлять его ждать. Не вмешивайтесь  и не критикуйте, если не все идет точно по плану.

Очень важно отслеживать прогресс – ведь если напрочь позабыть о порученном задании и вспомнить о нем только накануне срока его выполнения, все может пойти не так, как нужно. При планировании важно предусмотреть время для анализа прогресса. Если ожидались проблемы, но пока о них ничего не слышно, убедитесь, что все идет по плану.

Запланируйте регулярные встречи с исполнителем и проявляйте гибкость, когда меняется ситуация,— корректируйте сроки и цели. После выполнения задания похвалите сотрудника и проанализируйте, как все прошло.

Если на него были возложены дополнительные обязанности, обязательно поощрите его за это. С другой стороны, ваши возможности в этом плане могут быть ограничены, так что не обещайте того, чего не сможете дать. Также помните, что развитие может предполагать свои вознаграждения.

Вопросы карьерного роста можно обсудить с сотрудником при подведении итогов его работы, обращая при этом его внимание на результаты выполнения делегированных ему заданий. Если работник не справился с поручением, выясните, почему он не смог все вделать как следует, и старайтесь разрешать проблемы в будущем.

Таким образом, чтобы правильно и эффективно делегировать свои полномочия подчиненным на предприятии или в какой-либо организации, следует прежде всего начать с себя — с эффективной организации собственной трудовой деятельности. 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.