Как подготовить презентацию?

Автор: | 06.10.2016

Как правильно подготовить презентацию? На что нужно обязательно обратить внимание? Какие существуют типичные ошибки при подготовке в проведению презентации?

Презентации помогают во многих ситуациях, таких как, к примеру, продвижение бизнеса, необходимость получить финансирование или выступление на собрании трудового коллектива.

Немногим людям нравится выступать перед аудиторией, однако это дает много реальных выгод, к тому же по мере получения опыта проведения презентаций вы обнаружите, что уже меньше волнуетесь и даже испытываете удовольствие от процесса.

В данной статье предлагаются рекомендации относительно подготовки содержимого вашей презентации, формулировки целей, которых вы хотите достичь, умения качественно преподнести материал и донести свои тезисы наиболее доступным образом.

Эти советы являются универсальными и пригодятся, если Вы собираетесь подготовить презентацию проекта, компании, бизнеса, товара, услуги, для конференции и т.д.

#1 Напишите текст выступления. Когда речь идет о презентации, тщательную подготовку и планирование не заменит ничто. Каждый делает это по-своему, оптимальный вариант вырабатывается с опытом, но есть ряд основных моментов, которые нужно учитывать в процессе подготовки.

  • Прежде всего, разделите процесс подготовки на отдельные составляющие. Сформулируйте основные тезисы своего выступления и расположите их в логической последовательности. Это поможет Вам определиться со структурой презентации расставить акценты.
  • Желательно, чтобы Ваша речь была лаконичной и доходчивой – тогда Вам будет проще ею управлять и запомнить.
  • Если Вам необходимо привести более подробную информацию, Вы можете в конце презентации предоставить слушателям раздаточные материалы. Лаконичное  изложение материала обычно более эффективно и с точки зрения слушателя, поскольку большинству людей не по душе длинные речи, которые при этом не обязательно являются более содержательными.
  • Старайтесь не переполнять свое выступление фактами и цифрами — их обилие может сбить аудиторию с толку и она может утратить нить повествования. Если вам необходимо чем-то подкрепить сказанное, используйте графики или диаграммы.

#2 Используйте визуальные средства и соответствующую аппаратуру. При подготовке к любой презентации вы должны определиться с необходимостью использования визуальных средств. Но при этом не придавайте им слишком много значения, помните, что визуальные средства должны выполнять лишь вспомогательную роль.

Важно не включать слишком много информации в одно визуальное средство, поскольку вы рискуете утратить внимание слушателей, пока они будут силиться прочитать ее. Текст должен быть разборчивым, так что наносите его большими жирными буквами и помните, что изображения зачастую гораздо эффективнее слова.

Специалисты рекомендуют вносить в слайд не больше шести пунктов, причем каждый из пунктов должен содержать как можно меньше слов. То, что вы пишете, должно лишь подкреплять сказанное.

Самые распространенные программные пакеты для презентаций — Microsoft PowerPoint и Corel Presentations. Оба позволяют разработать презентацию при помощи шаблонов для слайдов, а также использовать схемы, диаграммы и даже фотографии для «оживления» информации.

Такие пакеты, как Photoshop и Paint Shop Pro, дадут вам возможность включить или подкорректировать фотографии, а также воспользоваться имеющимися анимациями для оформления перехода от слайда к слайду.

Вам следует уделить особое внимание компоновке слайдов и тексту на них и быть при этом последова­тельным. Выберите фон, хорошо контрастирующий с текстом, и цвета, выделяющиеся на нем.

Неплохой идеей представляется включение во все слайды логотипа компании. Всегда важно вычитать тексты на слайдах. Нет ничего более заметного и более непрофессионального, чем опечатка или грамматическая ошибка в увеличенном в десять раз тексте на экране!

#3 Потренеруйтесь проводить презентацию. Как можно больше репетируйте свое выступление, чтобы его текст прочно засел у вас в голове; не жалейте на это времени. Когда вы убедились в том, что в вашей презентации нет слабых мест, постарайтесь удержаться от соблазна изменить в ней что-либо. Помните, что Вы слышали свое выступление уже много раз, а вот аудитория услышит его впервые.

Также неплохо было бы прорепетировать, задействовав аппаратуру, которую Вы собираетесь использовать. Продумайте запасной вариант на случай непредвиденных обстоятельств.

Наконец, репетируя, рассчитайте по времени свое выступление так, чтобы оно было не слишком продолжительным, но и не слишком коротким. Помните, что по окончании Вам нужно будет посвятить какоето время ответам на вопросы слушателей. Постарайтесь удержаться от соблазна взять с собой текст презентации, лучше выпишите ее основные моменты на лист бумаги.

#4 Подготовьте место проведения презентации. Убедитесь, что для презентации Вам предоставили помещение надлежащих размеров, зная, сколько примерно людей присутствовать на ней, удостоверьтесь, что в помещении достаточно мест, надлежащее освещение, оно хорошо вентилируется и отапливается. Если Вы проводите презентацию в своем рабочем кабинете или на какой-либо другой «своей территории», организуйте напитки для ее участников – чай, кофе, воду.

Вам также необходимо позаботиться о том, чтобы во время выступления не возникало нежелательных пауз – из-за телефонных звонков, случайно пошедших в помещение людей. Где бы Вы ни проводили презентацию – в своем рабочем кабинете или в другом месте, — Вы должны до ее начала убедиться в наличии всех необходимых Вам вспомогательных средств и аппаратуры.

Если презентация проходит не в Вашем кабинете – скажем, на конференции или в помещении заказчика, — желательно посетить это место заблаговременно, дабы удостовериться, что там есть все, что нужно.

Избегайте следующих типичных ошибок при подготовке к проведению презентации.

#1 Вы не изучаете целевую аудиторию. Иметь четкое представление о целевой аудитории очень важно – это позволяет выработать правильный подход к ней. Не стоит засыпать слушателей техническими терминами, если они имеют лишь базовое представление о предмете. Аналогично аудитория с высоким уровнем знаний очень скоро утратит интерес, если Вы первые несколько минут будете рассказывать элементарные вещи.

#2 Ваша презентация длится слишком долго. Если продолжительность презентации составляет более 20 минут, желательно предусмотреть небольшие перерывы, чтобы Ваши слушатели были по-прежнему бодрыми и заинтересованными.

#3 Вы забываете осмотреть помещение и проверить аппаратуру. Это может иметь катастрофические последствия. Представьте, например, что Вы, приехав перед самой презентацией, вдруг обнаруживаете, что файл презентации не открывается на другом компьютере, а свой Вы не взяли.

Таким образом, чтобы подготовить хорошую презентацию, нужно постараться учесть все мелочи и детали и подумать о целевой аудитории. Удачных Вам презентаций!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.