Как планировать рабочее время

Автор: | 17.03.2016

Время — это понятие, введенное человеком. Животным оно неведомо. Они живут во времени, живут конкретным моментом, для них имеет значение только настоящее. Об этом стоит помнить, пребывая в мире бизнеса: умение сосредоточиться на настоящем позволяет эффективно справляться с трудоемкими задачами и не беспокоиться о прошлом или будущем.

В бизнесе время — это деньги. Как это ни парадоксально, новые технологии (создатели которых уверяют, что они повышают производительность труда) лишь усложняют жизнь руководителям, которым за­частую и так недостает сотрудников для выполнения необходимой работы. Единственный реалистичный выход из данной ситуации — правильно распределять свое время.

Как мне научиться лучше планировать свое время? Желание научиться планировать свое время — это уже полдела, но вы также должны четко представлять, какой выбор при этом вам предстоит сделать. Это касается баланса между работой и личной жизнью и ваших ценностей.

Обращайте внимание на то, что вас просят делать и почему. Если какие-то просьбы не входят в круг ваших обязанностей или знаний, вам, возможно, следует переговорить со своим начальником, чтобы прояснить их рамки. Если вам сообщат, что это теперь входит в область вашей компетенции, то от чего-то вас должны освободить — если, конечно, вы не можете усовершенствовать свои навыки планирования времени или делегировать какие-то задания другим.

Возможно, вам следует более трезво оценивать свои сильные стороны и способности. Желательно, чтобы сроки не навязывались вам, а устанавливались при вашем участии. Предусматривайте определенный резерв времени в своем графике, чтобы обеспечить себе максимальные шансы на выполнение работы в срок.

Один из членов моей команды невероятно неорганизован. Как мне помочь ему? У руководителя команды часто возникает необходимость работать с отдельными ее членами, дабы помочь им понять, что от них требуется. Поставьте перед этим сотрудником реалистичные цели и предоставьте ему достаточно времени и ресурсов на выполнение работы. Помимо этого, по возможности попросите его объективно проанализировать показатели эффективности его деятельности и вы­ делить элементы поведения, обуславливающие неорганизованность. Зачастую планирование времени требует из­ менения привычного поведения. Этого можно добиться только за счет повышения осведомленности, выработки четкого пути и поощрения за успехи.

Проведите «аудит времени». Вам, возможно, будет полезно провести «аудит времени» применительно к своей жизни. Каков баланс между вашей работой и теми вещами, которые определяют вашу личную жизнь? Удовлетворяет ли он вас или же вам приходится жертвовать чем-то одним ради другого? Одной из ключевых составляющих планирования времени является четкое представление об окружающем вас мире и о том, как его компоненты связаны друг с другом. Не менее важную роль играет и правильная расстановка приоритетов — если вам действительно катастрофически не хватает времени на все необходимое, чтобы впоследствии распределить время между ними надлежащим образом.

Возьмите большой лист бумаги и в центре напишите свое имя. Теперь, двигаясь по часовой стрелке, укажите все составляющие своей жизни. В их число наверняка входит работа, ежедневные поездки на нее, общение с людьми, прием пищи, сон, обязанности по дому и обязательства перед семьей. Не забудьте также, что время потребуется для близких и друзей, физических упражнений, хобби, праздников и прочих вещей, приносящих удовольствие. Укажите количество времени в часах, которое вы уделяете каждому из этих аспектов в день, месяц или год. Итак, на полученной схеме графически представлена ваша жизнь с учетом ваших приоритетов.

Задайтесь простым вопросом: «Хочу ли я и дальше жить именно так?» Возможно, вы решите пожертвовать чем-то в краткосрочной перспективе, однако не забывайте о том, что многое может измениться, когда подой­ дет к завершению определенный этап вашей жизни. Например, как вы расставите акценты, если женитесь (или разведетесь); когда вырастут дети и обзаведутся своими семьями; если вас переведут на другую должность или вы перейдете на новую работу в другую компанию или в другой город; если вдруг попадете в аварию или тяжело заболеете; когда выйдете на пенсию?

Уясните для себя, что необходимо предпринять. Возьмите маркер и обведите им те пункты на вашей схеме, которые требуют особого внимания. Если, к примеру, вы проводите слишком много времени на работе, вам следует пересмотреть свои профессиональные цели и подумать, как достичь более гармоничного баланса.

В жизни часто приходится делать выбор. Возможно, вы обнаружите, что обретете больше свободного времени, работая дома — если ваш работодатель пойдет на это, а ваши близкие будут стараться не отвлекать вас в рабочее время. Возможно, вы обнаружите, что вполне реально проводить с пользой для себя время, которое сейчас у вас уходит впустую. К примеру, если вы любите заниматься каким-то видом спорта или просто физическими упражнениями, вы можете найти спортивный клуб неподалеку от работы, который можно было бы посещать рано утром, — вместо того чтобы выкраивать время на занятия спортом вечером.

Проанализируйте, насколько рационально вы используете свое вре­ мя. Возможно, вы обнаружите, что часто присутствуете на совещаниях, которые имеют тенденцию затягиваться, или берете много дополни­ тельной работы, потому что вам не хватает решимости сказать «нет». Если вам недостает времени, и это во многом обусловлено вашим поведением, внесите в него соответствующие коррективы.

Научитесь пользоваться нужными инструментами. Инструменты и методы планирования времени полезны лишь в том случае, если позволяют действительно экономить время. В число таких инструментов и методов входят:

  • мобильные приложения для смартфонов
  • органайзеры — как компьютерные программы, так и бумажные дневники иди планировщики;
  • перечни «нужно сделать»;
  • расстановка приоритетов исходя из степени важности работы и сосредоточенность только на основной;
  • общие дневники — команд, секретарей, профессиональных объединений.

Если для вас привычнее сосредотачиваться на «моменте», а не на «целой картине», постарайтесь научиться абстрагироваться от конкретного момента и смотреть на время как на континуум, охватывающий прошлое, настоящее и будущее. Это позволит вам получить представление о последовательности, структуре и перспективе.

Что следует и чего не следует делать при планировании времени. Если ваша основная проблема — перегруженность работой, проанализируйте все то, чем вы занимаетесь, расставьте приоритеты и установите, как это согласуется с вашими должностными обязанностями. Решите (возможно, вместе с вашим руководителем), какими вещами вам стоит заниматься и далее, поскольку они прибавляют ценность вашей работе и способствуют карьерному росту, а какие лучше делегировать другим.

Запомните, планирование имеет особенно важное значение. Принятие во внимание фактора времени способствует повышению осведомленности, а она, в свою очередь, всегда предшествует действию.

Типичные ошибки при планировании рабочего времени

Вы покупаете новое устройство, но по-прежнему пользуетесь старыми средствами планирования времени. Если Вы приобретаете новое устройство, то, чтобы научиться лучше планировать свое время, вы должны дисциплинированно осваивать его и ежедневно пользоваться им. Не следует покупать какую-то вещь только для того, чтобы она потом пылилась на полке.

Вы ожидаете от себя слишком многого и разочаровываетесь. Менять что-либо всегда трудно, и зачастую для этого требуются новые навыки. Принципы планирования времени представляются абсолютно логичными и доступными, однако наша жизнь сложная штука, а потому применять их на практике весьма непросто. Не старайтесь изменить все сразу. Поставьте перед собой ряд небольших четких целей и осуществляйте их по очереди.

Вы не готовы избавиться от вредных привычек и не просите о помощи. От старых привычек избавляться тяжело, особенно сложно изменить подход к использованию времени. У каждого из нас есть знакомые, которые постоянно опаздывают или всегда приходят заблаговременно; сразу принимаются за дело или вечно тянут резину; работают на износ или всегда выглядят на удивление свежими и расслабленными. Выбор, который мы делаем при планировании времени, связан с тем, как мы воспринимаем себя и окружающий мир. Прежде чем осуществлять какие-либо перемены, заручитесь поддержкой близких, друзей или коллег по работе или даже обратитесь за советом к профессиональному консультанту.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.