Информационный аудит компании

Автор: | 15.10.2016

При выполнении аудита информационных систем проверяются способы, с помощью которых «правильная» информация попадает к нужным людям в нужной форме в подходящее время. Кроме того, требуется оценить затраты и преимущества, связанные с эксплуатацией производственной системы.

При выполнении информационного аудита можно получить следующие сведения.

  • Какие преимущества информации в организации не используются?
  • Какая информация необходима, но недоступна?
  • Каковы различия между необходимым и доступным?
  • Какого рода потребности должны быть удовлетворены в целях достижения баланса между потребностями и возможностями?
  • Каким образом информацию лучше всего подавать потенциальным потребителям?

Проведение информационного аудита связано также во следующими двумя нюансами.

  • Чтобы получить полное, гибкое и изменяемое представление о происходящем, о сильных и слабых сторонах и необходимости немедленно удовлетворить некоторые потребности, нужно потратить время, использовать навыки, специальные знания, быть беспристрастным и честным при проведении информационного аудита.
  • Несмотря на распространенность подобной практики, было бы неправильно определять ценность информации на основании исключительно самой стоимости. Своевременность, уместность и точность информации, ее влияние на эффективность и работу, а также значение в процессе принятия решений слишком часто считается само собой разумеющейся и даже игнорируется.

Как провести информационный аудит

#1 Проведите начальное исследование. Установите факты, имеющие отношение к вашей ситуации. Постарайтесь определить свою позицию сейчас. Получите представление о степени важности информации, передающейся в вашей организации; добейтесь понимания целей и задач организации, принятой в ней культуры менеджмента и организационной культуры.

При этом выяснятся содержание и перспектива, что позволит вам получить представление об информационных ресурсах компании, их наличии, использовании и направлении потоков информации (или их отсутствия), а также оценить все вышеперечисленное.

#2 Определите, какие ресурсы необходимы для выполнения работы. Сформируйте команду, которая будет проводить аудит. Вам понадобится помощь людей, обладающих достаточными знаниями, опытом, высказывающими адекватные суждения и занимающими соответствующую должность.

Именно эти люди могут провести исследование. Команде необходимо выбрать метод его проведения, обеспечить доступ к нужным сотрудникам, документам, обеспечить запас времени, требуемого для выполнения запланированных задач, и поддержку со стороны высшего руководства.

#3 Определите структуру аудита. Для обеспечения единого универсального подхода во всей организации определите общую структуру применяемого подхода. При этом учитывайте следующие соображения.

  • Какую информацию получает, создает, обрабатывает или передает персонал?
  • Кто (и что) вовлечено в эти действия?
  • Какие контрольные процедуры используются?
  • Какова природа контроля и распределения бюджета?
  • Какие типы информации используются полностью или частично или вообще не используются?
  • Какие типы информации необходимы, но не доступны?

#4 Определите методы измерения и установите шкалу оценки ценностей для определения эффективности.  Определите способы оценки важности собираемых данных. Каким образом будет использоваться полученная информация?

Бесспорно, в первую очередь нужно рассматривать стоимость приобретения, обработки, хранения и доставки, но эти показатели вовсе не свидетельствуют об эффективности или даже производительности информационного ресурса, о действиях и связанных с ними результате.

Ценность или эффективность могут быть оценены на основе большого количества интерпретирующих или качественных терминов, таких как точность, уместность и вклад в принятие решения, простота использования и воздействие на эффективность, а также возврат инвестиций с точки зрения практического результата.

#5 Перейдите к деталям выполняемого аудита. В процессе информационного аудита устанавливаются по крайней мере следующие факты.

  • Какую информацию получают сотрудники? Из каких источников? Во что им это обходится? Каким образом эта информация используется?
  • Какую информацию создают сотрудники? Как они ею пользуются? Куда она передается?
  • Какая информация хранится и почему?
  • Каково ее назначение?
  • Какая информация получена? От кого? В каких целях? В какой форме?
  • Существует ли расхождение или соответствие между нужной и доступной информацией?
  • Каковы навыки и обязанности людей, выполняющих эти задачи?
  • Какое оборудование и инструменты им доступны?
  • Существуют ли какие-либо контрольные документы, например программные за­ явления или руководящие принципы?
  • В какой информации нет необходимости для удовлетворения потребностей?
  • Насколько непродуктивны любые действия по обработке информации?
  • Какой бюджет доступен? Каким образом были выведены показатели бюджета? Насколько он адекватен? Кто его контролирует? Каковы существующие контрольные механизмы?

#6 Используйте полученные данные для отображения потоков информации. Нарисуйте блок-схему, чтобы отобразить области, процессы, функции и действия, связанные с потоком информации. Уточните промежутки, которые нужно включить, либо «узкие» места и избыточные потоки, требующие вмешательства.

#7 Оцените эффективность информационных ресурсов и действий. Как только сформируются наборы данных, задайте себе следующие вопросы.

  • До какой степени эта активность или ресурс помогают достичь целей?
  • Насколько это эффективно с точки зрения затрат денег и времени?
  • Связаны ли прямо или косвенно с этим позитивные либо негативные результаты?
  • Необходимо ли проводить адаптацию ради соответствия изменяющимся потребностям?
  • Хорошо или плохо соответствуют ресурсы и получаемые на их основе результаты?
  • Нет ли информационных «прорех» между выполнением различных функций?
  • Существуют ли «черные дыры», в которых исчезает информация?

#8 Сообщите о результатах. Сфокусируйтесь на областях самых серьезных несоответствий, так называемых «черных дырах», и постарайтесь исправить причиненный ими ущерб.

Таким образом, информационный аудит компании нацелен привести в порядок информационные потоки и улучшить внутреннюю упорядоченность и организованность. 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.