Информационная перегрузка и как с ней справиться

Автор: | 12.10.2016

Что такое информационная перегрузка людей и каковы ее последствия для продуктивности? Как бороться с информационной перегрузкой?

Объемы информации, обрушивающейся на нас везде, куда бы мы ни направились, постоянно растут, и, как следствие, нам приходится впитывать и реагировать на огромное количество ненужных данных.

  • Сегодня имеется гораздо больше средств оперативной связи и доступа к данным. Мобильные телефоны, Интернет, голосовая и электронная почта, мгновенный обмен сообщениями, теле- или видеоконференц-связь существенно способствуют увеличению и ускорению информационного потока.
  • Несмотря на большую доступность информации, меньше людей занимаются ее управлением. На смену секретарям и персональным ассистентам пришли ноутбуки и карманные компьютеры.
  • Все хотят получать информацию максимально быстро. Так, многие клиенты уже привыкают к тому, что сделать покупку можно за считанные минуты, просто пару раз щелкнув компьютерной мышкой. Чтобы разместить заказ, им теперь не нужно ждать, пока кипа бумаг пройдет через несколько рук.
  • Существенные изменения претерпела и организация деятельности: реализация многих проектов теперь поручается внешним исполнителям, что требует бесперебойной и оперативной связи между многочисленными группами работников. Если служебные обязанности сотрудника предполагают его участие в нескольких проектах сразу, его могут заваливать информацией со всех сторон!
  • Глобализация и дерегулирование открыли перед нами новые возможности, но вместе с тем обусловили рост конкуренции и необходимость тщательно анализировать быстро меняющийся рынок.

Основная проблема заключается в том, что нам всем приходится иметь дело с информационными потоками без какой-либо подготовки и наличия времени! Часто мы испытываем трудности с обработкой этих потоков — нас не покидает ощущение, что мы тонем в них, изо всех сил стараясь выкраивать время на более важные задачи.

  • Каков масштаб проблемы?

Многие из нас осознают, что для того чтобы хорошо выполнять свою работу, нужно уметь управляться с потоком информации, однако на обработку огромных объемов данных требуется все больше и больше времени.

Его нехватка приводит к стрессу, а иногда — и к полному истощению (см. статью о том, как справиться с истощением от работы ). Согласно результатам исследования, проведенного Reuters, две трети менеджеров имеют повышенное давление, а треть — разного рода проблемы со здоровьем, обусловленные информационной перегрузкой.

  • Каков результат?

Информационная перегрузка является одной из основных причин стресса на работе. Он, в свою очередь, влияет на все аспекты нашей жизни, поскольку проявляется, среди прочего, в виде необоснованной тревоги, проблем с кратковременной памятью, снижения концентрации внимания и ухудшения навыков принятия решений.

Информационная перегрузка и методы борьбы с ней

#1 Возьмите проблему под контроль. Управление информацией, как и планирование времени, требует прежде всего дисциплинированности. Чтобы держать все под контролем, вам нужно решить для себя, сколько времени вы готовы тратить на ее обработку.

Прежде всего, определите свои ограничения и создайте личную систему управления информацией. Это может быть установка четких временных рамок в отношении просмотра электронных сообщений и ответов на них, поручение работы с ними своему ассистенту или написание ответов только на те, которые представляют для вас интерес.

Сформулируйте ряд критериев, позволяющий вам фильтровать их поток. Даже если случайно вы упустите что-то важное, не беспокойтесь: действительно важная информация так или иначе попадет в поле вашего зрения.

Неплохо было бы избавиться от информации, на которую вы тратите время понапрасну.

К примеру, вы можете попросить удалить вас из перечня сотрудников вашей компании, которым рассылаются по большей части бесполезные электронные сообщения «для всех»; направить запрос на хороший фильтр спама в ИТ-департамент или же попросить предоставлять вам только краткую сводку по слишком длинным протоколам совещаний или отчетам.

#2 Рационально подходите к поиску информации. При поиске информации помните о «принципе Парето»: 20% того, к чему вы получили доступ, содержит 80% необходимой вам информации.

Сейчас на нас обрушивается такой поток информации, что боязнь упустить что-то из виду побуждает нас просматривать бесконечное количество данных, на что, естественно, уходит масса времени.

Помните, что до появления интернета людям приходилось принимать решения в условиях частичной информированности и это считалось одним из управленческих навыков. Старайтесь наряду с приобретением знаний развивать интуицию – и то, и другое сослужит Вам хорошую службу.

В рамках нового рационального подхода к поиску знаний выделите для себя основные места поиска информации и приучите себя заходить только туда. Вам уже известны качественные сайты, специализирующиеся на Вашей сфере деятельности, так зачем же тратить время на посещение чего-то еще?

Просматривайте только данные, имеющие отношение к Вашей работе, проекту или потенциальному решению. Не забывайте о принципах планирования времени, поскольку они тоже являются эффективным средством борьбы с информационной перегрузкой.

В большинстве случаев все необходимые данные Вы черпаете на нескольких основных сайтах, так что не стоит тратить время на поиск новых. Помните, что чем конкретнее Ваши поиски, тем эффективнее они будут – большую часть необходимой информации Вы получаете в первые 10-15 минут.

#3 Научитесь говорить «нет». Старайтесь не выполнять функций поисковой машины для тех, кому-то лень самому это сделать. Если Вас просят о чем-то подобном, отвечайте вежливо, но вместе с тем ассертивно, если Вы и без того завалены работой, не давайте ни единого намека на то, что можете выполнить такую просьбу.

#4 Ограничивайте свою доступность. Если Вы хотите, чтобы Вам не мешали во время небольшой передышки, отключайте мобильный телефон или же включайте переадресацию звонков на голосовую почту. Это поможет Вас после решить, кому перезвонить и когда. Те, кому необходимо срочно с Вами связаться, найдут способ, как это сделать.

#5 Научитесь выбрасывать ненужное. Имейте смелость выбросить бумаги с данными или удалить файлы, если они Вам уже не нужны.

Существуют следующие типичные ошибки при попытке справиться с информационной перегрузкой.

#1 Вы погружаетесь в детали. Погружение в детали имеющейся информации – зачастую напрасная трата времени. Люди часто опасаются, что упустят из виду что-то важное, если не просмотрят все доступные источники. Не поддавайтесь соблазну изучать всю информацию, которая появляется на экране вашего компьютера или попадает на ваш рабочий стол.

#2 Вы не расставляете приоритеты. Определение степени значимости полученной информации позволит вам экономить целые часы, и к тому же вы вполне можете делегировать часть работы по ее обработке одному из членов своей команды, пояснив, на чем следует сосредоточиться и что бы вы хотели получить.

Не забудьте дать своему коллеге четкие указания и назначить срок выполнения, но постарайтесь при этом не усугублять его информационную перегрузку!

#3 Вы никогда не «отключаетесь». Неумение «отключиться» от информационного потока может обусловить чрезмерное напряжение и пере­утомление. У вас может повыситься кровяное давление, ухудшатся мыслительные способности, вы можете полностью исчерпать свой запас терпения.

Подобно тому как организму необходим отдых, в нем нуждается и разум — и не только во время сна. Практика показывает, что применение таких методик, как медитация или йога, укрепляет здоровье, улучшает память и стимулирует творческие способности, а также способствует повышению продуктивности и улучшению самочувствия.

Если же эти методики вас не привлекают, попробуйте другие расслабляющие занятия, как то слушание музыки, чтение или легкие физические упражнения. Полезно все, что дает возможность разуму немного отдохнуть.

Таким образом, информационная перегрузка — довольно серьезная проблема, распространенная в самых разных областях жизнедеятельности человека. Чтобы поддерживать высокую работоспособность, она требует пристального внимания, дисциплины и последовательно применяемых мероприятий. 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.