Эффективные закупки компании

Автор: | 23.10.2016

Как обеспечить эффективные закупки в компании, на предприятии? Какие есть рекомендации и советы, чтобы обеспечить эффективное управление закупками?

В большинстве учебников процесс закупки описан как покупка необходимого количества товаров должного качества в нужное время по выгодной цене. Это основные требования, однако выгодная закупка предусматривает не только это.

Пользуясь эффективной стратегией по закупкам, покупатель, вовремя реагирующий на события, превращается в покупателя, упреждающего их. В результате повышается эффективность деятельности организации в целом.

Эффективные закупки обеспечивают следующие преимущества:

  • предупреждают событие и улучшают организацию;
  • укрепляют связь с поставщиками;
  • предоставляют более глубокое понимание рынка.

Ваша организация

#1 Изучите собственную организацию. Изучите механизм работы вашей компании, оцените степень зависимости каждого отдела от поставок товаров и услуг. Какие факторы являются наиболее важными для каждого линейного менеджера — качество, цена, доставка? Какие товары они приобретают чаще всего и для чего используют? Каким образом в отделах применяется система перераспределения товаров?

Соберите как можно больше данных, чтобы создать надежный фундамент для внедрения стратегии эффективных закупок. Ваши внутренние клиенты оценят проявленный профессионализм и начнут принимать более активное участие в процессе закупок.

#2 Создайте историю закупок. Используйте документы о заказе и требовании на закупку, чтобы вести историю закупок. Соберите информацию о типах продуктов, размерах заказа, времени выполнения, ценах, частоте заказов и т. п. Используйте данную информацию для создания модели закупок ключевых товаров.

#3 Станьте покупателем, упреждающим события. Заключайте самые выгодные сделки с поставщиками, сообщая им о предположительных объемах заказа в течение года. Предугадывайте даты повторных заказов, закладывайте базу заранее. Уменьшайте затраты на доставку, заказывая подобные товары в одно время.

Договоритесь с поставщиками о бесплатном хранении часто используемых товаров, тем самым вы снизите потребности в месте для хранения, контроле времени выполнения заказа. Это даст вам преимущество массовых закупок. Следите за сезонными колебаниями цен.

Ваши поставщики

#1 Оцените потенциальных поставщиков. Оцените поставщиков в соответствии со следующими критериями:

  • товарооборот и прибыльность;
  • время пребывания в бизнесе;
  • основная клиентура (если поставщик зависим от одного клиента, что будет с его бизнесом, когда клиент уйдет от него?);
  • доля в товарообороте поставщика, которую занимает ваш бизнес;
  • качество реализованной в компании поставщика стратегии управления;
  • процедуру рассмотрения жалоб;
  • процедуры выставления счетов и администрирования;
  • наличие страхового полиса.

Читайте также статью «Как выбрать поставщика»

#2 Посетите потенциальных поставщиков. Выясните, кто будет заниматься вашей компанией и как будут обрабатываться ваши заказы. Договоритесь о встрече с людьми, с которыми вам предстоит общаться каждый день. Чувствуете ли вы себя комфортно в их присутствии?

#3 Ознакомьтесь с отзывами. Почитайте отзывы и поговорите с компаниями-заказчиками, использующими аналогичные модели закупок.

#4 Проведите аудит основных поставщиков. Регулярно проводите аудит ваших основных поставщиков, чтобы выяснить, каково их положение в бизнесе. Соответствуют ли они критериям, установленным в начале сотрудничества? Заметили ли вы с тех пор улучшения в обслуживании?

#5 Поддерживайте теплые отношения. Вы ожидаете, что поставщики будут оповещать вас о датах доставки и проблемах с заказом. Убедитесь, что вы отвечаете взаимностью; предупреждайте поставщиков заранее о возможном снижении или увеличении объемов закупок. Говорите им, что вам от них необходимо, и требуйте того же взамен.

Поинтересуйтесь, есть ли у вашего поставщика другие клиенты. Были ли заключены или расторгнуты важные контракты? Как это повлияло на состояние бизнеса? Повысится ли стоимость доставки из-за увеличения цен на горючее? Повлияет ли повышение цен на бумагу и печатные работы, заказанные на конец года, — можно ли купить бумагу до повышения цены, чтобы уменьшить затраты? Теплые отношения с поставщиком позитивно повлияют на ваш собственный бизнес.

Познакомьтесь с поставщиками лично. Намного проще вести бизнес и решать проблемы, когда знаешь человека не только по голосу в телефонной трубке (но не позволяйте личным интересам превалировать над интересами компании).

#6 Пользуйтесь экспертной оценкой поставщика. Невозможно быть экспертом во всех областях. Пользуйтесь знаниями поставщиков и их экспертной оценкой для составления технических заданий.

#7 Поддерживайте здоровую конкуренцию. Всегда сравнивайте предлагаемую цену и качество. Дайте поставщикам понять, что у них есть конкуренты. Сохраняйте документацию, подтверждающую, что вы искали другие варианты; это понадобится на этапе проведения аудита.

#8 Сравните стоимость. Убедитесь, что формирование цен основано на единых правилах. Проверьте стоимость доставки, установки, обучения и страховки. Проверьте срок действия договора, дату пролонгации и срок действия цены. Что сделано для ее сохранения на данном этапе? Каковы условия платежа?

#9 Посещайте выставки-продажи. Посещение выставок-продаж и чтение журналов на подобную тематику жизненно необходимо, чтобы оставаться в курсе последних новинок рынка.

#10 Начинайте переговоры при повышении цен. При неизбежном повышении цен постарайтесь договориться о предоставлении таких преимуществ, как растягивание срока платежа, его отсрочка, поквартальное фактурирование вместо помесячного, административные акты, единая цена на определенный период, бесплатная или ускоренная доставка.

Помните о том, что поставщикам выгодно сохранить ваш бизнес, и они постараются в этом помочь любым способом.

Основные подсказки, или правила хорошей работы

#1 Разработайте и руководствуйтесь моральным кодексом

  • Уважайте конфиденциальность поставщиков — не разглашайте предлагаемые ими цены и методы торговли конкурентам.
  • Сообщайте им о любых личных интересах с вашей стороны.
  • Правилом хорошего тона является отказ от подарков со стороны настоящих и потенциальных поставщиков. Предупредите об этом всех поставщиков в письменном виде в начале деловых отношений и в предновогодний период, когда большинство из них традиционно дарят подарки.

#2 Защищайте себя

  • Если был заключен контракт с возможностью продолжения, убедитесь, что знаете дату его пролонгации.
  • Определите границы своих полномочий и не нарушайте их.
  • Никогда не делайте предположений — выясните все детали в процессе переписки.

#3 Избегайте торга. Убедитесь, что ваша компания платит поставщикам строго по договору.

#4 Сохраняйте аудиторский след. Всегда сохраняйте аудиторский след всех полученных документов.

Удачных и эффективных закупок!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.