Эффективная организация деловой переписки

Автор: | 17.02.2016

Многие предприниматели и менеджеры сталкиваются с такой проблемой, как организация деловой переписки внутри компании. Как наиболее эффективно наладить этот процесс? Каковы существуют советы и рекомендации на этот счет?

Термин «деловая переписка» охватывает любые формы переписки, имеющие место в деловой среде, включая письма, заметки, материалы, создаваемые в целях маркетинга и обеспечения связей с общественностью, и отчеты. (Искусство создания отчетов составляет предмет отдельного раздела, и здесь о нем говорится мало.) Хотя разные организации пользуются собственным стилем деловой переписки, для них действуют одни и те же принципы, независимо от того, ведется переписка в общественном или частном секторе, в маленьком коммерческом или в большом государственном отделе.

Основные этапы эффективной организации деловой переписки.

#1 Определите свои цели. Какова ваша основная цель? Как она связана с целями организации? Не противоречит ли целям ее членов? Без ответов на эти вопросы у вас не будет точки отчета, основываясь на которой можно судить, эффективен ли обмен информацией. Соотнесите свои цели с целями организации.

#2 Выясните, чего вы ждете. Что может произойти после обмена информацией? Связаны ли последствия передачи информации с целями организации? Если вы хотите сообщить какие-то факты, подумайте, как вы узнаете об успешности предпринятой попытки? Получите ясное представление о том, чего выждете от адресата.

#3 Убедитесь в необходимости передачи информации в письменной форме. В процесс деловой переписки прежде чем приступить к написанию документа, обдумайте его содержание и форму сообщения, затем выберите правильную стратегию обмена данными. Приступайте к переписке лишь в следующих случаях:

  • если нужно сообщить о чем-то большому количеству людей;
  • аргументы или объяснения сложны или требуют дополнительного разъяснения;
  • вам необходим четкий ответ;
  • требуется четкая и постоянная регистрация результатов обмена информацией.

Если необходимо срочно сообщить одному человеку простую информацию, достаточно просто позвонить ему. Если в процесс принятия срочного решения вовлечены не­сколько человек или для осуществления действия следует изложить аргументы нескольким людям, вначале следует провести встречу.

#4 Подумайте, кто должен подписать письмо. Предположительно, автором документа будете вы. Однако эффективность сообщения может зависеть от того, кто его отправил или подписал. Важно, чтобы письмо подписывал тот человек, чье имя имеет значение для адресата.

#5 Определите целевую аудиторию. Убедитесь в том, что выбранная вами аудитория подходит для реализации ваших целей, а информация интересует получателя письма, иначе он на него не ответит. Достаточно ли у адресата полномочий для выполнения нужных вам действий?

#6 Создайте связь с аудиторией. Поставьте адресата в известность о своих целях. Постарайтесь выбрать правильный тон. Воспользуйтесь тремя нижеописанными шагами.

  • Попросите адресата сделать что-нибудь с вашей помощью.
  • Убедите его сделать кое-что в обмен на предоставленные льготы.
  • Призовите на помощь более широкие организационные интересы, а также подчеркните ценность работы в команде.

Последний шаг наиболее эффективен. Попытайтесь нащупать точки соприкосновения со своей аудиторией и выразить рассматриваемый вопрос, оценив его влияние на вас и на адресата вашего письма.

#7 Подберите убедительные аргументы. Сформулируйте предложение, в котором обстоятельно и убедительно рассказывается о преимуществах и содержатся контраргументы на возможные возражения. Проявляйте здоровый реализм в отношении потенциальных проблем и методов их решения.

#8 Подготовьте макет документа. В двух словах обрисуйте ключевые моменты вашей аргументации и объедините их в соответствующую структуру. Объясните ключевые связи и темы. Созданная вами структура может быть логической (изложение проблемы, сопровождаемое свидетельствами и заключениями) или декларативной (сначала заключение, а затем свидетельство).

#9 Представьте адресату четко и ясно написанный документ. Составляйте документ в соответствии с заранее разработанной структурой. Какова бы ни была структура или степень формальности документа, чтобы облегчить читателю восприятие, используйте привлекающие внимание указатели и знаки. Включите в него введение с описанием целей вашего послания и заключение, в котором отмечаются основные пункты письма. Выделите свои заключения и рекомендации.

#10 Используйте простой и однозначный стиль. Позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было понятным. Используйте короткие абзацы и предложения, избегайте длинных и незнакомых слов. Пишите просто. Можно немного пошутить, однако старайтесь никого не обидеть. Пишите грамотно — орфографические ошибки и ляпы раздражают читателей и препятствуют правильному восприятию сути сообщения.

#11 Сопровождайте текст иллюстрациями. Используйте графику для аргументирования своих мыслей и передачи смысла ключевых сообщений — но только в том случае, когда она понятна по смыслу и легко воспринимается. Примечания в тексте указывают на место расположения рисунков. Включите иллюстрации в основной раздел, за исключением детализированных статистических таблиц, которые обычно содержатся в приложении.

#12 Перечитайте текст перед отсылкой. Обмен информацией будет эффективным, если вы отнеслись серьезно к написанию письма. Внимательно прочитайте написанный Вами текст, проявите самокритичность. Если у вас есть время, предложите его прочитать человеку, которому вы доверяете. Проверьте логику своих рассуждений и аргументов и убедитесь в том, что все факты достоверны; для всех цитируемых мнений приведите название источника и имя автора; придайте нужный «вес» аргументам в пользу другой точки зрения; рассмотрите альтернативные заключения либо рекомендации. Будьте лаконичным.

#13 Не пренебрегайте оформлением. Как и при устном обмене информацией, ваш адресат составит мнение на основании содержания сообщения и его презентации. Используете ли вы удобную для чтения гарнитуру шрифта (например, Arial или Times New Roman), подходящий размер, бумагу и чернила хорошего качества? Используйте выделенные полужирным шрифтом символы, чтобы подчеркнуть ключевые слова и фразы (но не подчеркивание). Удостоверьтесь в том, что на каждой странице достаточно свободного места. Для разделения текста используйте отступы, маркеры и короткие строки.

#14 Доведите дело до конца. Если вам очень важно, чтобы адресат прочитал ваше послание, сопроводите его телефонным звонком. Проверьте, действительно ли читатель получил предназначенное ему сообщение. Еще раз убедитесь в понятности и неоднозначности вашего сообщения.

Правильная и продуктивная организация деловой переписки в компании — важный и ответственный момент, поскольку от точности и своевременности усвоения информации зависит процесс принятия решения. 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.